3 tips waar ondernemers hun accountant snel dankbaar voor zijn

Vraag een ondernemer eens naar zijn mening over administratief werk. Grote kans dat hij er zo min mogelijk tijd aan wil besteden. Uit de KMO Business Barometer 2018* van Exact blijkt dat 59% van de ondernemers een papieren administratie naar zijn accountant brengt. Dat zorgt voor te veel werk en frustratie, zowel bij de accountant als de ondernemer. In deze blog krijgt u drie tips om uw klanten te stimuleren om online met u samen te werken.

Wachttijd niet doorrekenen

Hoewel er allerlei handige tools beschikbaar zijn om de papieren administratie op kantoor te digitaliseren en te verwerken, is dit geen optimale aanpak. Ga maar na: ontbreekt er een bonnetje of een ander document, dan kunt u niet verder met de verwerking. U moet de klant mailen of bellen. Voordat u de ontbrekende stukken hebt, bent u snel weer uren en soms dagen verder. En die wachttijd kunt u niet doorrekenen. Beter is om de digitalisering van de administratie te regelen aan de bron: de ondernemer. Zo kan u zich richten op nieuwe dienstverlening die uw kantoor én uw klanten verder helpt.

75% waardeert accountant

Wist u dat 75% van de ondernemers in België tevreden is met zijn accountant? Ondanks dat goede waarderingscijfer valt er nog genoeg te verbeteren. Hoe? Simpel! 59% van de ondernemers verwacht meer bedrijfsadvies en 22% meer snelheid van zijn accountant. Bedrijfsadvies kan u geven, als uw tijd niet wordt opgeslokt door het administratief werk. En snelheid in handelen ontstaat als u uw klanten op een slimme manier hun administratie laat aanleveren.

Herstructureren organisatie

En neen, dat gaat niet vanzelf. Het aansturen van klanten om hun administratie digitaal aan te leveren, kan een jaar kosten. Digitalisering vergt een andere werkwijze van uw medewerkers. Maar ook het trainen van ondernemers om hun administratie digitaal aan te leveren, kost de nodige inspanning. De volgende tips helpen u die adoptietijd sterk te verkorten.

Klant opvoeden

De kunst is om klanten zo op te voeden dat ze een complete administratie aanleveren. Alleen, hoe maakt u een ondernemer duidelijk wat compleet inhoudt? Dat is lastig, zeker als klanten al jaren gewend zijn aan een werkwijze. Maar met onderstaande tips komt u ver.

Tip 1: Werk samen via een tool

Maak afspraken met uw klant hoe ze digitaal aanleveren en met welke tool. Wist u dat 48% van de ondernemers online samenwerken met de accountant belangrijk vindt. Zij zijn dus al mee. De rest moet u wellicht nog overtuigen. Focus daarbij op de voordelen: uw klant heeft altijd up to date inzicht in zijn bedrijf en u moet hem niet meer lastigvallen met verzoeken om ontbrekende informatie.

Tip 2: Deel een lijst met ontbrekende documenten

Daarmee maakt u een mooie start, maar het is nog geen garantie dat het direct goed gaat. Om dit proces te versnellen, stuurt u de klant een lijst met ontbrekende documenten. Die kan hij vervolgens digitaal verstrekken.

Tip 3: Reken meerwerk door

De beste leerschool is om het gezegde wie zijn billen brandt, moet op de blaren zitten in praktijk te brengen. Op een gegeven moment zegt u tegen hardleerse klanten: dit zijn de tarieven die we hebben afgesproken als u compleet aanlevert. Bij meerwerk voor ons komen er extra kosten voor u bij. Zodra de ondernemers dat in hun portemonnee voelen, zal u zien dat ze hun administratie wel compleet zullen aanleveren.

Bent u er dan? Ja. Zorg er dan wel voor dat ondernemers hun complete administratie makkelijk digitaal bij u kunnen aanleveren. Uw klanten zullen even moeten wennen maar zijn u straks echt dankbaar. Zeker als u tijd hebt om hen een nieuwe dienstverlening te bieden die hun business vooruithelpt. Binnenkort komt Exact met een tool die online samenwerken met uw klanten makkelijker én aangenamer maakt!

* In opdracht van Exact heeft onafhankelijk ICT onderzoeksbureau Pb7 Research een survey uitgevoerd onder beslissers, voornamelijk eigenaren, in 1779 bedrijven in Europa. De interviews zijn uitgevoerd op basis van een web gebaseerde panel survey. Bij het onderzoek is gebruik gemaakt van een gestratificeerde steekproef: de interviews zijn per land evenredig verdeeld over de sectoren productie, groothandel, professionele dienstverlening, accountancy en “overig”. Vervolgens is een weging toegepast om de representativiteit van de steekproef te waarborgen. Het is de vijfde keer dat het onderzoek is uitgevoerd. Eerder deed Pb7 dit in 2013, 2014, 2015 & 2016.