ProBuFisc over Exact voor Accountancy

ProBuFisc uit Sint-Niklaas is een jong en dynamisch boekhoudkantoor dat sinds vier jaar geleid wordt door Bart Van Geyt. Het kantoor richt zich voornamelijk op KMO’s uit Antwerpen, het Waasland, Klein Brabant en Gent. Zij kunnen bij ProBuFisc terecht voor boekhouding & fiscaliteit en het kantoor verleent ook startersadvies. Elk dossier wordt eigenhandig door Bart en zijn medevennoot Silvie De Geyter opgevolgd. De nadruk ligt bij ProBuFisc op een persoonlijke aanpak, waardoor geen enkel dossier een nummer is.

Moderne infrastructuur

Gebruiksvriendelijk, tijdsbesparend en modern. Dat waren de voorwaarden die Bart stelde aan een nieuw boekhoudprogramma. Het vorige pakket was voor hem veel te omslachtig en bovendien wou hij als jong en dynamisch bedrijf met de meest moderne infrastructuur en toepassingen werken. “Dat zegt iets over jou als ondernemer en de service die je aan je klanten wil verlenen”, aldus Bart. “Eerder toevallig kwam ik met Exact in contact. De mogelijkheid om online te werken kadert perfect in de visie van ProBuFisc als dynamisch boekhoudkantoor.” Bovendien kwam Exact onder andere ook tegemoet aan zijn behoeften naar gebruiksgemak en transparantie.

Gebruiksgemak

Na een proefperiode werd besloten - nu zo’n twee jaar geleden - om het volledige klantenbestand over te zetten naar Exact en nieuwe klanten de voordelen vrijblijvend te laten ontdekken. Gebruiksvriendelijkheid was een absolute voorwaarde die Probufisc helemaal terugvindt bij Exact. “Het wijst zichzelf eigenlijk uit en de interface is heel handig. Met één of twee klikken zit je op de gewenste plaats binnen het pakket. Er zitten ook veel automatismen in Exact, zodat het zeer vlot gaat van zodra je een beperkt aantal gegevens hebt ingevoerd. Het is transparant opgebouwd uit overzichtelijke modules met onder andere een handige tool voor fiscale aangiften. Daarbij oogt het professioneel, wat belangrijk is voor de uitstraling van het kantoor en de presentatie naar klanten toe”, zo besluiten Bart en Silvie.

Plaatsonafhankelijk

Het online aspect maakt het mogelijk om van thuis uit verder te werken - eigenlijk van overal - als er maar een pc en een aansluiting voor handen is. Dat schept heel wat perspectieven voor Bart en Silvie. “Het is fantastisch dat je niet gebonden bent aan één plaats, maar bijvoorbeeld ook van thuis uit kan werken. Dat is voor het gezin veel aangenamer en houdt de werk-privé balans mee in evenwicht.”

Transparantie

Exact biedt niet alleen voordelen voor Probufisc, maar ook voor hun klanten. De ondernemer die met de kartonnen doos onder de arm bij zijn boekhouder binnenstapt is vandaag achterhaald. Klanten kunnen van op afstand hun boekhouding en dus de stand van zaken van hun onderneming perfect mee volgen. Omdat klanten met Exact een goed zicht hebben op de situatie van hun vennootschap, kunnen ze zich ook meer toeleggen op beleidsvoering en mogelijke investeringen.

Meer tijd voor klantenadvies

Bij klanten die ook met Exact werken en zelf hun boekingen ingeven, voeren Bart en Silvie alleen controles uit en kunnen ze nog meer de nadruk leggen op fiscale planning en advisering. Als ze tijdens het inboeken toch op een probleem stuiten, kunnen ze hen per mail verder helpen. Zo kunnen ze kort op de bal spelen. Klanten die Exact niet zelf gebruiken en hun volledige boekhouding aan ProBuFisc hebben uitbesteed, kunnen ze toch tussentijdse feedback geven. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om bepaalde periodes te vergelijken of in detail te bekijken en op die manier meer advisering te geven aan de klant.

‘Flat fee’, voortreffelijke service inbegrepen

Naar kostprijs weet Probufisc met Exact perfect waar het aan toe is. “Ik wou een pakket met één ‘flat fee’, dat is makkelijker en transparanter voor mezelf én voor de klanten. Met Exact is alles inbegrepen en weet ik perfect wat een dossier maandelijks kost”, aldus Bart. Ook de hulplijn is in de prijs inbegrepen en een handige tool in de aanvangsfase. Bart en Silvie zijn heel tevreden over de service. “De mailhulplijn werkt perfect en je krijgt snel een antwoord. Met het pakket kan je ook standaard een handige workflow creëren zodat je rechtstreeks mails kan sturen met vragen. Ook de telefonische service werkt prima, zonder ellendig lange wachttijden. Medewerkers kunnen je scherm overnemen om iets te tonen.” Samen met andere collega boekhouders is Bart tevens lid van een sturingsgroep die gebruikersfeedback geeft aan Exact Software. “Het is altijd fijn dat een bedrijf wil luisteren naar de eindgebruiker en rekening tracht te houden met de feedback die gegeven wordt.”