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Une intégration plus aisée. Centralisez l'administration de vos ressources humaines. Simplifiez la planification des congés et la gestion des salaires en quelques clics. Vous pouvez ainsi consacrer plus de temps à vos employés.

Officient en 90 secondes

FAQ
Questions fréquemment posées

Vous faites vos premiers pas dans le métier des RH et vous recherchez des conseils ? Ou êtes-vous un professionnel des ressources humaines expérimenté qui aime rester à l'écoute ? Dans cette FAQ, vous trouverez des réponses à toutes vos questions.

Paie

La fiche de paie est un document compliqué et souvent non structuré qui n'est presque jamais regardé par 7 personnes sur 10. Le fait que le calcul des salairesen Belgique fasse partie des trois processus salariaux les plus complexes en Europe n'aide pas. Il est néanmoins essentiel de comprendre ce qui figure sur votre fiche de paie. Nous vous expliquons ci-dessous quels sont les éléments que vous trouverez dans votre fiche de paie et comment vous pouvez les interpréter.

Salaire brut
La première chose que vous voyez sur votre fiche de paie est votre salaire mensuel brut, votre salaire avant retenues sociales et fiscales. Il s'agit du salaire que vous avez convenu avec votre employeur et qui figure également dans votre contrat de travail.

Cotisations sociales pour l'ONSS (Office National de Sécurité Sociale)
Le deuxième point de votre fiche de paie est votre salaire brut moins les cotisations que vous payez pour la sécurité sociale. Ces cotisations s'élèvent à 13,07 % pour les salariés et servent à 1) fournir des indemnités aux ouvriers et aux employés qui ne travaillent pas et 2) à payer les cotisations pour les enfants et l'assurance maladie.

Salaire imposable
Le montant qui reste après la déduction des cotisations sociales à l'ONSS est le salaire imposable.

Retenue à la source
Votre fiche de paie se poursuit logiquement avec la ou les retenues à la source. Celles-ci sont déterminées sur la base d'un certain nombre de variables : par exemple, le montant du salaire, l'état civil et la situation familiale. Ces variables ont une influence directe sur le montant des impôts que vous payez en tant qu'employé. Ainsi, deux employés ayant le même salaire mensuel brut sur leur fiche de paie n'ont pas nécessairement le même salaire mensuel net.

Salairenet
Le montant qui reste sur votre fiche de paie après les crédits d'impôt est votre salaire net.

Dimona signifie "déclaration immédiate" et correspond au message électronique qu'un employeur utilise pour signaler lorsqu'un employé commence à travailler, quitte son emploi ou travaille plus ou moins longtemps que prévu. En tant qu'employeur, vous êtes tenu, tant dans le secteur privé que dans le secteur public, de faire cette déclaration Dimona dès qu'une de ces trois choses se produit.

La déclaration Dimona est également obligatoire pour tous les employés. Seulement pour les bénévoles, les personnes travaillant avec un accord PWA et les employés occasionnels travaillant pour les administrations provinciales et locales, vous ne devez pas le soumettre. De même, pour certains stagiaires, vous ne devez pas déclarer la Dimona.

Le plan cafétéria est l'un des avantages extralégaux les plus flexibles du marché. Comme les employés peuvent choisir parmi un large éventail d'options - comme dans une cafétéria - ils peuvent adapter leurs avantages à leurs besoins individuels. L'année dernière, De Tijd titrait que le nombre d'employés composant leur salaire via le plan cafétéria avait augmenté de moitié. Pourtant, notre enquête montre que 84% des personnes interrogées viennent tout juste d'entrer en contact avec le paquet salarial flexible. C'est dommage, car cela crée une situation gagnant-gagnant.

D'une part, la liberté de choix de l'employé est au centre du plan de la cafétéria. Ils sont encouragés à choisir les avantages extra-légaux qui conviennent le mieux à leur situation personnelle.

D'autre part, l'introduction d'un plan cafétéria est le dernier élément d'une politique salariale moderne pour l'employeur, qui peut se présenter comme quelqu'un qui travaille consciemment sur les besoins réels de ses employés.

Comment le plan de la cafétéria fonctionne-t-il en pratique ?

Le lancement d'un plan cafétéria comporte quatre parties :

  • La création d'un budget par l'employeur. Dans ce cas, l'employeur et l'employé conviennent d'échanger une partie de l'enveloppe salariale traditionnelle contre (un mélange d') avantages sociaux.
  • Déterminer la composition du plan de la cafétéria. L'employeur choisit les avantages extra-légaux qu'il veut offrir dans le régime. Les employés peuvent alors choisir parmi ces derniers pour optimiser leur rémunération.
  • La répartition de ce budget par l'employé. L'employé décide des avantages extra-légaux qu'il souhaite obtenir en échange de son salaire standard. Remarque : seuls les avantages extra-légaux offerts par l'employeur peuvent être choisis.
  • Mettre tout cela dans l'ordre juridique.

L'un des droits que les salariés acquièrent au cours de leur carrière est le droit aux vacances. Les congés payés font également partie de ce droit. Tant le pécule de vacances simple (le paiement du salaire normal, également pendant les jours de vacances) que le pécule de vacances double (une somme supplémentaire pour payer vos frais de vacances).

Pour les employés ayant un salaire fixe, le pécule de vacances unique est égal au salaire net régulier de l'employé. Le double pécule de vacances est calculé en multipliant le salaire mensuel net par 92 %. Les employés ont en effet droit à 4 semaines de congé, qui peuvent être réduites à 92% d'un mois.

Un calcul différent s'applique aux salariés à salaire variable. Une période de référence de 12 mois est utilisée pour le pécule de vacances simple et double. Le pécule de vacances simple représente 8 % du salaire variable brut, le pécule de vacances double représente 7,67 % du salaire variable brut.

Pour les ouvriers, les indemnités de congés payés simples et doubles sont combinées pour le calcul. Ils reçoivent 15,38% de leur salaire mensuel brut à 108%.

Lorsqu'un employé gagne 2 500 euros par mois, tant l'employeur que l'employé paient une partie des cotisations sociales à l'ONSS (Office national de sécurité sociale). Les cotisations de sécurité sociale de l'employeur s'élèvent à environ 25 %. Les cotisations sociales pour le salarié sont de 13,07%. En outre, l'employé paie des impôts sur le salaire brut.

La différence entre le coût salarial total et le salaire net augmente rapidement en raison des déductions sociales et fiscales, y compris lorsqu'une prime est accordée : pour l'employeur, le coût salarial est trop élevé par rapport à l'augmentation nette du salaire, pour l'employé, le salaire net est trop faible par rapport à l'augmentation brute du salaire.

C'est dans cette optique que les avantages en nature constituent une alternative intéressante au salaire traditionnel. Cela peut vous apporter les avantages suivants :

  • Exonération totale de l'impôt et de la sécurité sociale
  • Une exonération partielle de l'impôt et de la sécurité sociale
  • Un montant forfaitaire réduit comme base de calcul des cotisations de sécurité sociale et des impôts

Le coût des chèques-repas, par exemple, revient entièrement à l'employé : si vous travaillez avec des chèques-repas de 7 euros, l'employé a 140 euros de plus par mois. Si vous voulez leur donner 140 euros bruts, alors vous, en tant qu'employeur, payez beaucoup plus et l'employé reçoit moins au final.

Les allocations de vélo inférieures à 0,24 euro par kilomètre parcouru sont exonérées d'impôts et de cotisations de sécurité sociale. Votre allocation de vélo est-elle plus élevée ? Dans ce cas, seule la partie qui dépasse 0,24 euro est taxée. Les vélos d'entreprise qui ne sont utilisés que pour se rendre au travail et en revenir sont également totalement exonérés d'impôts.

Le gouvernement rend donc cet avantage extralégal délibérément attrayant sur le plan fiscal. Les cyclistes sont en effet plus en forme, ce qui les rend plus productifs, moins stressés et moins souvent malades.

Attention : En 2020, la Cour constitutionnelle a annulé le règlement sur les allocations de mobilité. Il n'est plus possible d'offrir cela.

  • Lorsque vous donnez à vos employés un budget mobilité ils peuvent répartir eux-mêmes cette somme d'argent sur différents moyens de transport. Ainsi, ils peuvent se rendre au travail plus facilement et de manière plus respectueuse de l'environnement. Le budget mobilité est idéal pour combiner les moyens de transport lors des déplacements domicile-travail, par exemple en garant la voiture de fonction en périphérie de la ville et en continuant en vélo.
  • Jusqu'à récemment, vous pouviez également opter pour le système"cash for car" : l'allocation de mobilité. Sous certaines conditions, les salariés pouvaient échanger leur voiture de société contre une somme d'argent.

Un secrétariat social est une organisation qui effectue des tâches administratives pour environ 90% des entreprises belges. Il s'agit principalement de l'administration des salaires, de la gestion du personnel et du classement des documents sociaux.

Vous pouvez les considérer comme votre partenaire salarial qui s'occupe de votre paie de A à Z. En tant que responsable des ressources humaines, il vous suffit d'envoyer les informations correctes sur la paie à votre gestionnaire de compte : salaire brut, congés, jours de maladie, heures supplémentaires, notes de frais, calendrier hebdomadaire, enregistrement des heures, etc.

  1. Le secrétariat social récupère les données que vous envoyez par le biais du moteur de calcul des salaires et calcule les salaires de vos employés.
  2. Le secrétariat social établit les fiches de paie sur la base de ces calculs.
  3. Le secrétariat social perçoit les cotisations pour l'Office national de sécurité sociale (ONSS) et les verse.
  4. Le secrétariat social perçoit et paie la retenue à la source.
  5. Les salaires nets sont versés, y compris la compensation des heures supplémentaires (rémunération des heures supplémentaires) et/ou les éléments de salaire non récurrents.
  6. Les congés payés, les primes de fin d'année, les indemnités de licenciement et autres suppléments sont également gérés par le secrétariat social.

Enfin, le secrétariat social est également responsable de la création de documents à l'égard du gouvernement, comme la Dimona: la déclaration électronique immédiate de l'embauche et de la cessation d'emploi.

Partager des informations avec vos équipes sur la façon dont certains postes sont rémunérés et pourquoi est une bonne chose. L'idée sous-jacente est que la transparence de la structure de vos salaires favorise l'équité, l'égalité et la flexibilité du processus. Il donne à vos employés la possibilité de fournir un retour d'information, ce qui vous permet d'optimiser votre paie.

Afaire

  • Écouter, négocier et parvenir à un accord ensemble
  • Valoriser les employés en tant qu'individus et répondre à leurs besoins
  • Créer des opportunités à partir d'une conversation salariale ouverte

A ne pas faire

  • Ne prenez pas de décisions hâtives
  • Ne pas perdre de vue (les performances de) l'équipe
  • Éviter les tensions et un environnement stressant

Les employeurs peuvent autoriser leurs employés à effectuer jusqu'à 120 heures supplémentaires volontaires pour faire face aux périodes de pointe. Il s'agit d'heures supplémentaires qui ne doivent pas être entièrement payées.

Avec ces heures supplémentaires, les employés ont en effet droit à leur salaire normal, plus la prime d'heures supplémentaires. Toutefois, ils ne peuvent pas les récupérer avec un repos de rattrapage ou un versement de 150 %. De plus, les 25 premières heures ne comptent pas dans la limite interne.

Intégration

Comme c'est le cas pour d'autres processus à distance, l'onboarding à distance ne peut pas imiter l'onboarding normal. Une approche différente est donc nécessaire, avec une attention particulière pour l'élément humain dans le contexte en ligne.

  1. Utilisez les outils numériques
    Les outils numériques sont là pour être pris, utilisez-les au mieux. La vidéo, en particulier, peut vous aider à créer une connexion virtuelle, tant pour les réunions officielles que pour communiquer la culture de l'entreprise.
  2. Soyez bref et léger
    Prévoyez des pauses et des moments pour apprendre à vous connaître. Les réunions numériques exigent davantage de nous et requièrent donc une approche différente. Soyez bref et amusant. Faites une promenade ensemble, par exemple, ou déjeunez ensemble sur vidéo.
  3. Consultez le site
    Vérifiez si vos nouveaux employés ont tout compris, s'ils ne sont pas submergés par toutes les informations, s'ils se sentent déjà un peu chez eux. Si ce n'est pas le cas, demandez où sont les points sensibles et voyez ce qui peut être fait un peu mieux. C'est nouveau pour les deux parties, essayez de grandir ensemble avec les défis auxquels vous êtes confrontés.
  4. Reportez
    Si vous ne pouvez pas garantir que vos nouveaux employés pourront travailler parce que des projets sont annulés, ils n'auront pas une idée précise de ce que l'on attend d'eux. Il est donc préférable de reporter l'onboarding. Mais le report n'est pas une annulation. Ces nouveaux employés commenceront simplement à travailler pour vous à une date ultérieure. Impliquez-les donc déjà dans l'entreprise.

L 'onboarding va au-delà d'un soutien supplémentaire le premier jour ou la première semaine. La pré-onboarding et les suivis réguliers font également partie d'un bon processus d'onboarding.

  • Pré-intégration: restez en contact avec les nouveaux employés dès leur embauche. Il est important que votre nouvel employé ait immédiatement l'impression de faire partie de l'équipe et sache où il en est.
  • Accueil: Présentez de manière approfondie l'entreprise, l'équipe et le rôle. Cela aidera votre nouvelle recrue à se mettre à niveau plus rapidement.
  • Suivi: Prévoyez un appel officiel après un mois, après 3 mois, après 6 mois et après un an pour discuter des performances et des progrès.
  • Vos nouveaux employés s'intègrent 79 % plus facilement lorsque vous les faites entrer dans votre histoire et votre culture lors de leur onboarding. Ainsi, ils ont rapidement une vue d'ensemble de votre organisation et de votre produit ou service sous tous les angles possibles.
  • Leur attitude à l'égard de leur employeur sera immédiatement plus positive de 78 % si vous leur proposez un premier entretien avec le manager pendant le processus d'intégration.
  • Vous augmentez leur engagement de 78% si vous les impliquez dans tout dès le premier jour. Cela leur donne un sentiment d'appartenance et d'engagement envers l'entreprise.
  • Dans les entreprises dotées de processus d'intégration structurés, les employés peuvent atteindre leur plein potentiel 51 % plus rapidement. Vous aidez les nouveaux employés à devenir plus rapidement productifs.

Gestion de l'équipe

Comme l'organigramme montre la structure d'une organisation, il constitue généralement la base des processus RH d'une entreprise. Dans ce contexte, il s'agit avant tout d'un guide pour les employés. Grâce à cette structure, ils peuvent mieux évaluer qui ils doivent contacter en cas de difficultés. S'adresser rapidement à la bonne personne permet de résoudre rapidement les problèmes. En outre, l'organigramme permet aux équipes de prendre conscience de leurs droits, obligations et attentes.

Les deux ont un objectif différent et nécessitent donc une approche différente. Par conséquent, il faut les garder bien séparés.

  • L'objectif d'un entretien d'évaluation est d'évaluer les performances d'un employé. Le résultat d'un tel entretien sert de base à la prise de décisions concernant, par exemple, les augmentations de salaire.
  • L'objectif d'une évaluation des performances est de discuter du développement et de la croissance d'un employé. Ce type de discussion n'a aucune conséquence.

OKR est l'acronyme de " Objectives & Key Results ". Andy Grove a conçu ce cadre pour lier des objectifs réalisables à des résultats mesurables.

La méthode vise à faire évoluer l'ensemble de l'entreprise dans la même direction. En d'autres termes, elle veut aider les équipes à s'aligner. Comment ? En appliquant avec précision ces objectifs et résultats à tous les niveaux de l'organisation. Les objectifs individuels sont donc liés aux objectifs de l'équipe qui, à leur tour, sont liés aux objectifs de l'entreprise.

HR analytics

Si vous combinez des informations sur le "capital humain" - les ressources humaines - avec d'autres chiffres pertinents, et que vous cherchez des corrélations entre eux en utilisant des méthodes statistiques, alors vous parlez analyse des rh. Vous pouvez ainsi vous informer sur l'évolution des salaires, la diversité, l'absentéisme, etc. L'analyse de ces relations vous aide à améliorer votre politique en matière de ressources humaines, afin que vos employés soient plus performants, fonctionnent mieux et restent plus longtemps dans votre entreprise.

  • L'absentéisme des employés : la maladie rend impossible l'accomplissement du travail de l'employé.
  • Absence grise : l'employé est en effet malade avec, par exemple, un mal de tête ou un rhume. La décision d'aller travailler ou non est fortement influencée par l'employé lui-même et son médecin.
  • Absentéisme non déclaré : il ne s'agit pas d'une maladie, mais le salarié décide de ne pas venir travailler. L'absentéisme non déclaré est parfois appelé absentéisme frauduleux.
  • Absentéisme rose : se produit lorsqu'un employé malade vient encore au travail. Cela peut également contaminer des collègues. De plus, l'employé ne peut pas se reposer et ne peut donc pas se rétablir.

Le facteur de Bradford est calculé selon la formule suivante : B = S² x D

B = le score de Bradford

S = le nombre de périodes de maladie différentes pour un salarié donné au cours de l'année écoulée

D = le nombre total de jours de maladie pour un salarié donné au cours de l'année écoulée

D'une manière générale, plus le facteur Bradford est élevé, plus il est préjudiciable à votre organisation. Les courtes périodes d'absence fréquentes sont plus difficiles à gérer que les longues périodes d'absence.

Mais il est préférable de prendre cela avec des pincettes. Les hypothèses impliquées par le score ne sont pas toujours correctes et peuvent être influencées par toutes sortes de facteurs. Interprétez donc le facteur Bradford avec prudence, de manière critique et humaine. Examinez les préoccupations sous-jacentes lorsqu'un score élevé est obtenu et entamez un dialogue avec l'employé en question. Un bon leadership commence par une communication bien fondée et ouverte.

Essayez-le vous-même

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