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Syntra Midden-Vlaanderen
"Il est vrai que, pendant toutes ces années, Exact Software a évolué au fil de notre propre développement et de celui du marché."

Le catalogue de l’institut de formation Syntra présente 750 activités diverses et variées. L’institut s’adresse aux apprenants qui désirent exercer une activité en tant qu’indépendants ou à leurs assistants. Il propose des formations en contrat d’apprentissage (pour les étudiants âgés de plus de 15 ans désireux d’apprendre un métier ou une spécialité), un enseignement de jour à temps plein, des formations d’entreprise, des services de gestion d’entreprise, des perfectionnements et des formations sur mesure adaptées aux entreprises.

Syntra Midden-Vlaanderen dispose de cinq campus situés à Alost, Asse, Gand, Oudenaarde et Saint-Nicolas. Le siège central de Dendermonde coordonne notamment la politique des produits, la stratégie de communication, les ressources humaines, la logistique et la comptabilité.

(R)évolution technologique

Au fil des ans, les besoins administratifs de Syntra et la technologie disponible ont connu une évolution sidérante. Dans les années 1980, une seule personne équipée d’un PC suffisait à traiter la comptabilité. Syntra Midden-Vlaanderen travaillait à l’époque avec Cubic DOS (une ancienne solution d’Exact Software). Dans l’intervalle, la direction s’est de plus en plus impliquée au point de vouloir, elle aussi, accéder à la comptabilité. Pour atteindre cet objectif, Syntra a utilisé dès 1994 la version réseau Exact 5.0.

Selon Hans De Vos, responsable de la comptabilité et des finances chez Syntra Midden-Vlaanderen, « Windows est soudain devenu très populaire. De nombreux logiciels comptables tournaient sous Windows et j’ai trouvé que le logiciel Exact pour Windows était très bien pensé, outre son fonctionnement irréprochable. Exact nous a de nouveau offert la solution adéquate au bon moment. »

Syntra a connu une croissance colossale au début de l’an 2000. Ses collaborateurs étaient disséminés sur différents campus. Les besoins en information sont devenus plus importants, et plus complexes. Plusieurs collaborateurs répartis sur divers campus alimentaient la base de données et désiraient accéder simultanément aux informations les plus récentes. Dès 2004, Syntra s’est mis à utiliser le logiciel Exact Globe Enterprise.

« Il est vrai que, pendant toutes ces années, Exact Software a évolué au fil de notre propre développement et de celui du marché. En tant que partenaire, il nous a constamment apporté les outils adéquats au moment opportun – un soutien efficace à notre croissance. À mes yeux, la comptabilité consiste à suivre, analyser et planifier quotidiennement ses activités sans devoir se préoccuper des performances de son logiciel comptable ou sans devoir dépendre de consultants externes. Exact Software est la solution idéale à cet égard » déclare Hans De Vos.

Complexité et besoins d’information requièrent des performances élevées

750 formations différentes, 68 000 apprenants, 3 500 fournisseurs et 30 000 factures par an… Ces chiffres illustrent parfaitement l’administration complexe de l’institut de formation.

Les administrateurs et les collaborateurs de Syntra Midden-Vlaanderen, mais aussi les pouvoirs publics – qui couvrent approximativement 60% des frais de fonctionnement de l’institut – ont chacun des besoins d’information spécifiques.

Les administrateurs souhaitent disposer d’informations correctes sur la situation financière de l’entreprise. Ils utilisent Exact Globe Enterprise pour comparer les résultats annuels, les résultats intermédiaires et les ratios. Ces chiffres sont automatiquement transposés dans des fichiers Excel, ce qui permet une comparaison synoptique des informations.

Les pouvoirs publics ont régulièrement besoin de données chiffrées afin de répondre à des questions parlementaires. Il peut s’agir du nombre d’allochtones inscrits à une formation déterminée ou du nombre d’inscriptions pour une formation à un métier souffrant d’une pénurie de main-d’œuvre qualifiée au cours d’une période déterminée pour une tranche d’âge spécifique.

Le personnel du secrétariat de Syntra Midden-Vlaanderen (quelque 100 collaborateurs) éprouve quant à lui le besoin d’accéder rapidement, et quotidiennement, aux informations les plus récentes relatives aux inscriptions, paiements, rappels, livraisons, paiements de fournisseurs ou rendez-vous avec les apprenants. Grâce à l’accès aux fiches des apprenants et des fournisseurs, il peut connaître les accords conclus, les parties en présence et les délais impartis.

Il est donc essentiel de pouvoir effectuer des analyses rapides et ciblées. Grâce à quelques clics de souris, il est possible de définir le degré de détail que l’on souhaite afficher.

Monsieur De Vos déclare : « Nous disposons de nombreuses informations complexes auxquelles différents collaborateurs répartis sur plusieurs campus ou sites doivent pouvoir accéder à distance. Notre secteur connaît également des pics d’activité. Chaque automne, les personnes s’inscrivent en masse à nos formations. Lors de cette période, nous traitons facilement 500 factures par jour. Nous avons grandement besoin d’un système performant pour un traitement infaillible de nos activités. »

Il poursuit : « Dans la mesure où chaque collaborateur Syntra peut accéder à notre base de données, le travail de notre département comptable s’en voit facilité. Si cela n’était pas le cas, nous serions constamment assaillis de questions. »

Une gestion budgétaire ad hoc pour atteindre l’efficience

Quand une personne s’inscrit à une formation, elle est enregistrée dans le système administratif de Syntra Midden-Vlaanderen en tant que nouveau client. Ses informations sont directement et immédiatement importées dans Exact Globe Enterprise. La formation suivie fait l’objet d’une description comme article. À partir de ce moment, tout le processus - à savoir la facturation, les paiements ou les rappels - peut être suivi automatiquement via Exact Globe Enterprise.

Les fournisseurs sont regroupés dans la mesure du possible par type de formations, ce qui permet à Syntra de limiter leur nombre si possible et de négocier les prix.
Syntra s’investit par ailleurs dans la construction d’une relation personnelle avec les fournisseurs. L’entreprise commande des produits très spécifiques à des entreprises spécialisées, à l’image de composants pour une formation d’opticien ou de technicien dentaire, par exemple. L’historique des fournisseurs de la solution Exact Globe Enterprise permet à chacun des 100 collaborateurs administratifs de connaître rapidement l’état de la relation avec le fournisseur en question, le nom de la personne de contact et les accords en vigueur.

Hans De Vos : « Nous connaissons précisément les revenus et les dépenses liés à chaque formation. Cela peut sembler évident, mais cela ne l’est certainement pas. Tout est réglé de manière analytique. Nous établissons les budgets par compte de grand livre, par mois, par campus et par unité d’imputation. S’il n’y a pas d’achats, les frais sont explicitement liés au cours, jusqu’aux coûts salariaux du formateur. Au terme de la formation, nous pouvons estimer sa rentabilité avec précision. Grâce à Exact Globe Enterprise, il nous est possible d’organiser efficacement les formations de nos apprenants. »

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