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Gesibois
"C’est très agréable de pouvoir trouver une solution à chaque défi qui se pose à nous. Nous voulions avoir la garantie de pouvoir paramétrer aisément la solution en fonction de nos besoins propres."

Depuis sa création en 1946, Gesibois était une société familiale spécialisée dans l’importation et la distribution de panneaux stratifiés, de placages bois, de parquets stratifiés et de mélaminés. En 2010, l’entreprise est rachetée par Tom Oostendorp et Michel Henricot. Pour la première fois, la société quitte ainsi le giron familial. Dès leur arrivée aux commandes, les nouveaux dirigeants identifient deux priorités absolues pour dynamiser les activités et l’efficacité opérationnelle de la société. La première était l’emménagement dans des locaux plus modernes et spacieux. La seconde touchait directement à la gestion. Il s’agissait en effet de donner une nouvelle jeunesse à l’outil informatique sur lequel reposait cette gestion et qui avait largement fait son temps. Développé, près de 20 ans auparavant sur mesure pour Gesibois, le logiciel de gestion comptable et commerciale opérait encore… sous DOS.

Les temps modernes

Outre son âge quasi canonique et le caractère vieillot de son interface, la solution pêchait par d’autres carences. Certes, son développement sur mesure en avait fait un outil bien adapté au métier de Gesibois mais elle manquait de souplesse et n’était tout simplement plus en accord avec son temps.

“Nous voulions nous équiper d’un ERP, autrement dit d’une solution intégrée, mais en ayant la garantie de pouvoir la paramétrer aisément en fonction de nos besoins propres, sans pour autant en changer la structure à chaque adaptation”, déclare Michel Henricot.

La flexibilité devait être une caractéristique majeure pour une autre raison. “Gesibois est la première société que nous avons achetée”, explique Tom Oostendorp, “mais d’autres acquisitions pourraient suivre. Nous avons en effet créé une holding. La solution devait donc autoriser une adaptation souple aux caractéristiques des différentes sociétés qui, à terme, pourraient faire partie de la holding.” De même, la solution devait permettre au duo de standardiser la production de rapports qu’ils auraient à produire et analyser.

Plusieurs solutions furent passées sur le gril. Si, en finale, le choix s’est porté sur Exact Globe, c’est parce que logiciel répondait parfaitement aux deux conditions précitées. “La disponibilité d’un SDK (Softwate Development Kit) permet de développer des modules et fonctions qui viennent enrichir la solution de base. C’est très agréable de pouvoir trouver une solution à chaque défi qui se pose à nous. Lorsque nous nous trouvons face à ce qui peut ressembler à un mur, la solution d’évitement est à portée de main.” Avec l’avantage supplémentaire, ajoute Tom Oostendorp, que la cohérence de l’ensemble est préservée: “jamais, l’utilisateur final n’a l’impression de sortir de son environnement”.

Mais les arguments en faveur d’Exact Globe ne s’arrêtent pas là: les deux nouveaux directeurs citent par exemple le coût de la solution et les conditions de licence ou encore “le fait qu’Exact soit une société au rayonnement international. Cela nous donne une meilleure garantie de continuité de développement du logiciel.”

Garder la maîtrise en interne

Pour l’implémentation mais aussi pour les développements supplémentaires, Gesibois s’est tourné vers ESC, partenaire d’Exact. “Nous y avons trouvé des personnes compétentes qui connaissent leur sujet. Nous avons le sentiment d’être entre de bonnes mains. Et c’est essentiel pour une société telle la nôtre”, souligne Tom Oostendorp. “Avant même de passer au stade de l’injection de données dans le système, les consultants doivent comprendre les flux d’information de la société, comment elle fonctionnait hier et comment elle fonctionnera demain. C’est essentiel pour l’identification et la mise en oeuvre de liens logiques à travers les processus. ESC a répondu à cette attente.”

Toutefois, ce qu’apprécient beaucoup- si ce n’est par-dessus tout- Michel Henricot et Tom Oostendorp, c’est d’avoir, grâce à Exact Globe, la maîtrise de l’outil et des données de leur entreprise.

Maîtrise et flexibilité se rencontrent lorsqu’il s’agit d’adapter le logiciel aux préférences ou contraintes de chaque utilisateur. Cinq personnes, jusqu’à présent, utilisent Exact Globe chez Gesibois. A savoir, ses deux directeurs mais aussi trois responsables administratifs. Ils seront rejoints, demain, par les commerciaux itinérants.

“Chacun a ses habitudes et préférences pour ce qui est de la manière dont les chiffres doivent être présentés ou certains processus activés. Le logiciel permet d’adapter la mise en page, de personnaliser l’interface, sans que nous devions pour cela appeler un consultant à la rescousse. Nous avons également pu ajouter des fonctions qui répondent spécifiquement aux contraintes de la société. Par exemple, l’inclusion du concept de lignes de crédit dans la facturation.”

Alors qu’ils n’ont encore qu’une expérience très neuve de l’outil (Exact Globe a été déployé en 2012 dans l’entreprise), les deux directeurs de Gesibois ont donc déjà acquis une maîtrise certaine. Même s’ils sont conscients qu’il leur reste encore bien du chemin à faire... 2012 a été une année fertile en changements, avec beaucoup d’événements qui ont accaparé leur temps. “En 2013, nous comptons bien approfondir la connaissance de l’outil, devenir de véritables experts et, dès lors, le paramétrer encore davantage.”

5 usages

Gesibois exploite Exact Globe pour les besoins de sa comptabilité ainsi que pour la gestion commerciale, la gestion des stocks, le CRM et la connexion vers un site Internet dont le contenu est synchronisé avec la base de données. En 2013, la société évoluera vers une réelle intégration avec son site d’e-commerce (le site Internet est en cours de redéveloppement) de telle sorte que les deux directeurs et les commerciaux puissent interroger la base de données via Internet, quel que soit l’endroit où ils se trouvent, par exemple au départ de leurs iPad. De quoi leur permettre de consulter, en ce compris lors de leurs déplacements, l’historique d’un client, de vérifier où en sont des offres ou commandes...

Le changement est radical en comparaison de la situation antérieure: “je compare souvent l’ancienne solution à un grand corps avec 10 bras”, déclare Michel Henricot. “Rien n’était intégré. Si nous introduisions un changement de prix dans un module, il fallait répéter l’opération dans tous les autres. Cela impliquait aussi un gros travail de maintenance. Rien n’était logique.” Exact Globe a apporté de la cohérence dans les chiffres et les processus. “Désormais, une donnée a une existence unique dans le système. Elle est automatiquement répercutée dans tous les modules”, ajoute Tom Oostendorp. “L’encodage d’un achat est ‘matché’ automatiquement avec les livraisons. Si tous les éléments correspondent, tout se fait automatiquement.”

Grâce à Exact Globe, Michel Henricot et Tom Oostendorp ont virtuellement le doigt sur le pouls de leur société. “Nous surveillons constamment l’évolution des chiffres et nous procédons à une évaluation mensuelle du chiffre d’affaires. La surveillance des marges est particulièrement importante. Selon le potentiel d’un client, son volume total d’achat, l’importance de chaque commande ou encore les désidératas commerciaux de nos clients, les tarifs appliqués peuvent varier. Il est donc essentiel de pouvoir évaluer l’impact de cette variabilité sur les marges.” Mieux encore, la granularité est au rendez-vous: “avec Exact Globe, il est possible de calculer la marge de chaque composant d’un produit final.”

D’une manière générale, Tom Oostendorp se dit séduit par la facilité d’utilisation et par la fluidité logique des processus qui se mettent en œuvre en arrière-plan. La maîtrise que Michel Henricot et Tom Oostendorp ont acquise de l’outil est aussi une question d’implication personnelle. “Une bonne maîtrise de l’outil nécessite du temps. Le degré de maîtrise varie donc d’une personne à l’autre, selon son degré d’implication. Les fonctions essentielles sont rapidement maîtrisées. Par contre, quand on veut aller plus en profondeur et saisir les subtilités de l’outil, par exemple pour analyser la relation entre unité d’achat et unité de vente, il est nécessaire de savoir ce qu’on cherche et comment procéder. Mais c’est simplement une question d’oser se jeter à l’eau.”

OAu sujet de Gesibois

Gesibois a été fondée en 1946. Etablie à Sint-Pieters-Leeuw dans la région bruxelloise, cette société familiale s’est spécialisée dans l’importation et la distribution de panneaux stratifiés, de placages bois, de parquets stratifiés et de panneaux mélaminés destinés à l’aménagement intérieur. En 2010, la société a été rachetée par Tom Oostendorp et Michel Henricot. Gesibois emploie aujourd’hui 12 personnes dont trois commerciaux et enregistre chaque année une croissance de son chiffre d’affaires. Ses clients- menuisiers, cuisinistes, agenceurs de bureau…- sont répartis à travers toute la Belgique.

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