Exact Spring'21 Release
DÉCOUVREZ LES NOUVEAUTÉS

Une vue d’ensemble de vos processus, des automatisations, de nouveaux liens et la minimisation des erreurs. Tout cela permet de travailler plus efficacement, plus facilement, et de maîtriser vos chiffres. Et c’est précisément ce à quoi contribuent les innovations de la Spring'21 Release. Nous vous assistons ainsi dans votre croissance !

À l’heure où un nombre croissant de factures est traité numériquement, les destinataires préfèrent recevoir un seul fichier PDF. Même si vous ajoutez des annexes, comme les conditions générales. Vous pouvez à présent tout combiner en un seul fichier PDF dans le courriel ou en tant que Peppol UBL.

Bonne nouvelle pour nos milliers d’utilisateurs Mollie : il est désormais possible d’assurer directement dans Exact Online le traitement et la réconciliation des paiements reçus. Toutes les données de paiement sont ainsi collectées quotidiennement par le biais de Mollie et traitées automatiquement dans la comptabilité.

Saviez-vous que les factures comportant un lien de paiement sont payées jusqu’à 40 % plus vite ? Si vous n’utilisez pas encore cette fonctionnalité, activez-la dès aujourd’hui.

Lorsque vous utilisez le service de scan pour la reconnaissance de vos factures d’achat, il peut arriver que les données de facturation ne correspondent pas totalement aux données de la relation enregistrées dans Exact Online. Par exemple, le code postal et le numéro de rue sont reconnus, mais pas le nom de l’entreprise. Dans ce cas, Exact Online vous demandera désormais si vous souhaitez mettre à jour les données. Vous éviterez ainsi que des profils soient créés en double dans Exact Online pour ces fournisseurs.

Lorsque votre administration est à jour, vous êtes en mesure de prendre des décisions plus éclairées. Le No hands Accounting pour les entrepreneurs vous aide à cet égard. Notre logiciel se charge en effet des tâches comptables à votre place. Vous économisez jusqu’à 73 % de votre temps, réduisez le risque d’erreurs et bénéficiez d’innovations comme la facturation électronique. Vous gagnez ainsi du temps pour vos activités professionnelles.

Vous connaissez certainement les tableaux de bord d’Exact pour Comptabilité qui vous offrent un aperçu des chiffres importants tels que le chiffre d’affaires, les postes ouverts et votre résultat. À partir de cette release, il sera également possible de consulter les chiffres d’une année ou d’une période spécifique. Vous aurez ainsi encore plus de liberté et de facilité pour analyser les performances de votre entreprise.

Un outil de conversion simple d’utilisation est désormais disponible pour les entrepreneurs qui souhaitent passer de Vero ou Bob50 à Exact. Il vous permet de transférer l’ensemble de l’administration, y compris les historiques, vers Exact. Une solution pratique pour les entrepreneurs, mais surtout pour les bureaux comptables. Cette fonction est encore au stade de Controlled Release.

Nous prévoyons la date à laquelle vous devriez recevoir le paiement d’une facture. Pour ce faire, nous utilisons notre intelligence artificielle qui analyse le schéma de paiement de vos clients. Cela vous permet donc d’agir plus rapidement lorsqu’un problème survient et ainsi d'influencer positivement votre trésorerie. En bref, avec Exact, vous connaissez exactement votre situation actuelle et future.

Le traitement des paiements entre différents comptes bancaires au sein de la même administration a toujours été assez laborieux. Il est désormais possible de réaliser automatiquement ces paiements sur des comptes d’attente. Une belle avancée vers une comptabilité encore plus efficace.

La législation et la réglementation changent constamment. Heureusement, avec Exact, vous avez la garantie que tout est à jour. En 2021, nous continuons d’apporter toutes les adaptations nécessaires pour vous garantir une comptabilité sans souci. Depuis début 2021, il s'agit notamment de la mise à jour des déclarations TVA pour l’année 2021 ainsi que des fiches fiscales nécessaires pour votre déclaration d’impôts, mais aussi l’actualisation du listing TVA à remettre chaque année au SPF Finances avant le 31 mars.

Vous souhaitez bénéficier d’une meilleure vue d'ensemble sur le niveau de traitement de vos factures numérisées ? Avec le No hands Accounting, vous pouvez désormais avoir une meilleure vue d'ensemble du niveau de traitement de vos fichiers numérisés. Vous savez ainsi précisément quels documents ont été entièrement reconnus et sont prêts pour le traitement. Mais vous connaissez aussi ceux pour lesquels une action est encore nécessaire de votre part. Avec cette nouvelle fonctionnalité du No hands Accounting, nous vous aidons à vous concentrer uniquement sur les aspects qui sont vraiment importants.

Beaucoup de choses peuvent changer pendant la durée d’un abonnement. Le client peut par exemple vouloir étendre son abonnement ou simplement en résilier une partie. Les prix ou les quantités d’un abonnement peuvent également changer. Afin de rendre ces modifications intermédiaires encore plus simples, nous avons apporté de très nombreuses améliorations à la Gestion des abonnements.

Nous avons très souvent reçu la demande d’automatiser entièrement la génération et l’envoi des factures d’abonnement. Bonne nouvelle : cette fonction a été ajoutée à la Gestion des abonnements !

Le système examine quotidiennement les abonnements pouvant être facturés. Nous avons à présent adopté une approche très flexible à cet égard. Pour chaque condition d’abonnement, vous pouvez déterminer si vous souhaitez la générer ou l’envoyer automatiquement ou manuellement. Vous pouvez également déterminer, pour chaque condition, si la facturation automatique est réalisée a priori ou a posteriori. Ainsi, vous gagnez du temps, vos abonnés reçoivent automatiquement la facture à un moment fixe et vous n’avez plus à vous soucier du processus de facturation.

En cette période de confinement, vous voulez aussi offrir à vos clients la possibilité de suspendre temporairement leur abonnement. Vous éviterez ainsi toute résiliation d'abonnement. C’est désormais possible dans Gestion des abonnements. Vous pouvez facilement suspendre un abonnement pendant plusieurs semaines ou mois.

En tant qu’entreprise, vous pouvez facturer différents services à vos clients. La mise en page de la facture d’un abonnement peut différer des autres mises en page utilisées. Vous pouvez par exemple vouloir mentionner d’autres informations sur la facture, comme la période d’abonnement ou la méthode d’encaissement. C’est désormais possible. Pour chaque condition d’abonnement, vous pouvez déterminer la mise en page de facture que vous souhaitez utiliser. Vous envoyez ainsi toujours la bonne facture.

Votre entreprise toujours à portée de main ! Demandez à vos clients de télécharger la nouvelle appli Mon[Coach] afin de bénéficier d’un nouveau design moderne et d’une fonctionnalité améliorée. Bien sûr, vous pouvez facilement ajouter votre propre logo, tandis que les anciennes options sont toujours disponibles. De plus, de nouvelles fonctionnalités viendront s’ajouter à l’appli dans un avenir proche.

Vous désirez savoir pour quelles administrations clients (internes) il est possible d’atteindre une plus grande efficacité ? Et ce, avec pour résultat un gain de temps, une minimisation des erreurs et une administration réglée en temps utile ? Ce nouvel aperçu vous offre, à vous et à vos collègues, des points de repère pertinents. Il démontre la modernité d’une administration, donne une vue précise de la manière dont le traitement de la comptabilisation d’achat et de la comptabilisation bancaire est désormais réglé et des clients avec lesquels vous pourriez entretenir un dialogue sain sur la méthode de collaboration actuelle. Ce nouvel aperçu devrait être disponible pour ce printemps.

Envoyez vos factures de vente à partir de Mon[Coach] pour les suivre facilement. Nous avons ajouté trois améliorations qui simplifient davantage l’envoi de rappels :

1. Ajout de la facture originale : annexez la facture originale aux rappels afin que votre client puisse directement vérifier de quoi il s’agit.
2. Ajout d’un lien de paiement Mollie : ajoutez un lien de paiement au courriel de rappel afin que votre client puisse payer plus rapidement.
3. Modification de la mise en page : appliquez une mise en page différente pour le deuxième ou le troisième rappel. Cela permet, par exemple, de mettre en évidence l’urgence de manière plus spécifique.

Grâce à la fonctionnalité permettant à vos clients de transmettre les factures et les reçus dans Mon[Coach], l’administration est à jour. Votre client bénéficie donc d’une vue d’ensemble en temps réel à l’aide d’aperçus pertinents dans Mon[Coach]. Sur ce plan, tant l’aperçu des achats que celui des ventes ont encore été améliorés. Dans l’aperçu des achats, vous pouvez désormais effectuer une recherche plus facilement grâce à des options de filtrage améliorées. Les filtres ont également été modifiés dans l’aperçu des ventes et affichent désormais des colonnes pour la date de paiement et pour votre référence. Cela vous permet de retrouver plus rapidement des informations pertinentes par la suite.

Vous utilisez cinq livres bancaires et registres ou plus dans le cadre de votre administration ? Désormais, nous affichons un aperçu amélioré dans Mon[Coach] depuis le widget Banque/Caisse sur le tableau de bord de conseils. Le nouvel aperçu reprend tous les comptes bancaires et registres, y compris le solde actualisé. Vous gardez ainsi un meilleur contrôle de votre trésorerie.

Inviter vos clients à adopter leur propre solution Exact n’a jamais été aussi pratique. Que ce soit pour Exact pour Comptabilité, Services professionnels, Commerce, Production et Construction ou pour Mon[Coach]. Après l’envoi de l’invitation, vous pouvez désormais voir quand l’invitation a été envoyée et si le client l’a acceptée. Vous pouvez aussi rechercher facilement des invitations envoyées par vos collègues pour assurer le suivi auprès de vos clients. Ce nouvel aperçu devrait être disponible pour ce printemps.

Vous pouvez à présent importer des fichiers de relations contenant plus de 1 000 lignes. Cela vous permet d’organiser plus rapidement votre administration. Importez le fichier en une fois et confirmez toutes les 1 000 lignes que vous souhaitez continuer l’importation. Cela simplifie grandement les démarches.

De nouvelles applis connectées ont encore été ajoutées à l’Exact Online App Center. Elles peuvent être directement liées à Exact Online ou à Exact bouw7. Pour de plus amples informations, consultez l’Exact Online App Center.

Il existe des situations dans lesquelles vous livrez un plus grand nombre d’articles à votre client que ceux commandés initialement. Songez à un lot produit pour le client ou à la livraison d’un camion-benne ou d’un camion-citerne avec des marchandises en vrac, où un nombre plus important que prévu est livré. Vous voulez dès lors facturer le nombre d’articles livrés. C’est désormais possible avec Exact pour Commerce ou Production Advanced et Premium sans opérations administratives supplémentaires et sans modifier l’ordre de vente.

Si vous faites des affaires à l’international, il peut être intéressant d’utiliser un numéro EORI (Economic Operators' Registration and Identification). Vous pouvez par exemple le communiquer par le biais de mises en page spécifiques au client. Mais si vous gérez un grand nombre de clients, une autre possibilité s’offre à vous. Les clients qui utilisent les éditions avancées d’Exact pour Commerce et Production peuvent désormais enregistrer le numéro EORI du client sur la fiche de relation. Il vous suffit de l’ajouter dans un champ à côté du poids total et du pays d’origine des articles sur le bon de livraison et dans la mise en page de la facture de vente.

Si vous utilisez de très nombreux modes de livraison, il vaut mieux que vous puissiez les reconnaître. Surtout en cas de méthode d’emballage distincte ou si d’autres préparations doivent être effectuées. Voilà pourquoi nous autorisons désormais l’ajout du mode de livraison en tant que filtre et colonne supplémentaire dans l’aperçu des ordres de vente ainsi que lors de l’impression de ces derniers.

Vous recevez déjà des ordres de vente sur un appareil mobile grâce à l’appli de gestion des stocks pour Android ou iOS ? Désormais, il est aussi possible d’enregistrer les numéros de série et de lot directement pendant la préparation des commandes. Vous évitez ainsi une opération supplémentaire pendant la livraison, ce qui vous permet donc d'être plus efficace !

Une liste de pièces comporte les matériaux et traitements auxquels nous avons recours pour fabriquer un produit. Il est désormais très facile de remplacer des matériaux dans différentes listes de pièces. Avec l’option « Remplacer les matériaux dans des listes de pièces » dans Exact pour Production, vous pouvez rechercher l’article à modifier et afficher toutes les listes de pièces dans lesquelles un article ou un matériau spécifique est utilisé. Vous indiquez le nouveau matériau et cochez ensuite les listes de pièces que vous souhaitez modifier. Ensuite, d’une simple pression sur une touche, la modification souhaitée est effectuée en une seule fois pour toutes les listes de pièces sélectionnées. Un jeu d'enfant !

Vous commandez des produits sur la base de commandes de clients ? Ou sur la base d’une combinaison d’ordres de clients et de conseils en matière de commande ? Vous pouvez désormais combiner ces commandes. La situation n’en sera que plus claire pour votre fournisseur.

De plus, cela permet d’éviter des coûts supplémentaires en cas de commandes à faible valeur d’achat totale. Atout supplémentaire : si le fournisseur applique des réductions de volume, vous pouvez également y prétendre plus rapidement.

Consultez ici l’aperçu complet.