Maîtrisez vos chiffres avec Exact Online

Profitez des nombreuses innovations que nous avons apportées dans le cadre de l’Autumn’21 Release. Vous travaillerez ainsi plus efficacement, bénéficierez d’une meilleure vue d’ensemble et maîtriserez vos chiffres. Cliquez dans le menu de votre solution Exact et découvrez les améliorations et nouveautés que nous avons apportées.

Comptabilité
Le No hands Accounting est disponible pour les logiciels sectoriels d’Exact Online

Vous travaillez avec Exact Online Commerce, Production, Gestion de projets ou Gestion de Temps & Facturation ? Profitez dès à présent du traitement automatisé des factures et gagnez jusqu’à 73 % de temps sur vos tâches administratives. Avec le No hands Accounting, les factures ne sont pas seulement mises en correspondance automatiquement avec vos transactions bancaires, mais aussi avec vos commandes ! De cette manière, vous contrôlez vraiment votre processus d’achat.

Comptabilité
Approbation plus efficace des factures avec le No hands Accounting

Nous avons apporté une série d’améliorations au processus d’approbation des factures. Ainsi, vous ne verrez désormais que les factures que vous devez approuver vous-même ou que vous avez déjà approuvées. En outre, il est désormais possible d’impliquer votre expert-comptable dans le processus d’approbation. Enfin, nous avons veillé à ce que vous puissiez attribuer facilement des droits d’approbation à d’autres utilisateurs.

Comptabilité
Réception de courriels d’adresses électroniques non enregistrées dans Exact Online

Bien que votre boîte aux lettres numérique ne puisse recevoir que des courriels provenant d’adresses électroniques liées à une relation, il se peut que vous receviez un courriel important d’une adresse électronique non liée. Afin de ne plus rien rater, il est désormais possible de consulter ces courriels et de décider vous-même si vous voulez autoriser la réception du courriel dans votre boîte aux lettres numérique. Cette fonctionnalité sera bientôt disponible.

Comptabilité
Meilleure vue d’ensemble sur la méthode de reconnaissance des factures d’achat

Grâce au No hands Accounting, les factures d’achat sont automatiquement traitées en propositions de comptabilisation. Mais sur quelle base intervient la reconnaissance ? C’est désormais clairement indiqué dans la proposition de comptabilisation en question. Vous voyez par exemple si les comptes du grand livre ou les codes TVA ont été déterminants. Vous aurez ainsi une meilleure vue d'ensemble de la méthode de reconnaissance appliquée.

Comptabilité | Accountancy
Conversion aisée des comptabilités Vero vers Exact Online

Vous ou un de vos clients avec sa comptabilité Vero souhaitez passer à Exact Online ? Dans ce cas, utilisez le nouvel outil de conversion Vero qui est désormais disponible de manière standard. Vous transférez ainsi la comptabilité complète avec les historiques vers Exact Online, y compris toutes les données de base financières importantes. Après Vero, des outils de conversion suivront également cette année pour Sage BOB, Expert/M, Adsolut et Winbooks on Web.

Gestion des abonnements
Période d’abonnement dans la description de facture

Un souhait fréquemment exprimé était d’afficher la période de facturation dans la description de la facture. Le client sait ainsi précisément à quoi se rapporte la facture. C’est désormais possible à l’aide d’une série de variables. Ces variables permettent de déterminer simplement comment doit se présenter la description et le client sait toujours précisément quelle période est prise en compte.

Gestion des abonnements
Personnaliser rapidement le nombre ou le prix d’une ligne d’abonnement facturée

Les abonnements sont généralement facturés à l’avance sur une période plus longue. Toutefois, pendant la durée d’un abonnement, des modifications peuvent naturellement intervenir, par exemple une mise à niveau. Auparavant, il n’était pas possible d’effectuer rapidement une telle modification. Mais, en réponse à votre feedback, il est désormais possible de modifier en une fois le prix et/ou la quantité d’une ligne d’abonnement déjà facturée. Après la modification, la proposition de facture de correction est automatiquement créée et le changement est porté en compte au prorata.

Gestion des abonnements
Signalez les erreurs en cas de facturation automatique des abonnements

Un champ mal complété, une adresse électronique manquante, un paramètre erroné : une erreur peut passer inaperçue et n’apparaître qu’au moment de la facturation. De telles erreurs dans les abonnements facturés automatiquement empêchent l’envoi d’une facture. C’est pourquoi nous avons amélioré la signalisation dans la Gestion des abonnements. Chaque jour, des erreurs dans le processus de facturation sont identifiées et vous pouvez y remédier directement.

Gestion des abonnements
Établissez une facture nulle en cas de modifications intermédiaires dans un abonnement

Les abonnements sont généralement facturés à l’avance sur une période plus longue, par exemple un an ou un trimestre. Pendant la durée d’un abonnement, un client peut demander d’étendre son abonnement (upgrade) ou de le résilier partiellement (downgrade). Si cette modification intervient pendant la dernière période d’abonnement facturée, une proposition de facture de correction est toujours établie. Dans ce cas, le montant de la facture est calculé au prorata du nombre de jours restants. En tant qu’entreprise, vous voulez déterminer vous-même si de telles modifications sont autorisées et si elles sont portées en compte. Le calcul du montant de la facture peut également différer par secteur.

C’est pourquoi il est désormais possible de faire établir une facture nulle en cas de modification intermédiaire. Vous bénéficiez ainsi d’une plus grande flexibilité. Vous pouvez laisser le montant à zéro ou l’adapter selon vos souhaits.

CRM

Accountancy
CRM dans EOL Accountancy

Tous vos services dans un seul environnement. L’endroit par excellence pour une vision à 360° de vos clients et de votre bureau. Et pour permettre à vos clients de consulter facilement leur dossier. Contrôle complet et vue d’ensemble de tous les processus au sein d’un bureau administratif ou comptable ainsi que de tous les services fournis. CRM pour Exact Online Accountancy est disponible en tant qu’extension d’un abonnement Plus ou Professional.

Accountancy
Renvoi simple de votre client vers Exact Online et intégration optimale

Vous voulez attirer en un rien de temps l’attention de votre (nouveau) client sur les solutions Exact Online pour entrepreneurs ? Nous avons une nouvelle manière de le faire très simplement. Envoyez un message à votre client depuis Exact Online. Votre client accepte ? Dans ce cas, nous le contactons pour le conseiller dans le choix de son abonnement. Après accord, nous associons directement le nouvel environnement client Exact Online à votre environnement Exact Online Accountancy afin que vous puissiez prendre ensemble un départ gagnant et collaborer, examiner, communiquer et signaler en ligne avec votre client.

Savez-vous déjà de quelle solution votre client a besoin ? Utilisez l’assistant d’invitation existant qui vous permet désormais d’envoyer des pièces jointes (pensez au matériel promotionnel de notre resource center) et d’enregistrer votre propre texte d’invitation par défaut. Toutes les invitations – y compris pour Mon[Coach] – restent valables 7 jours.

Accountancy
Envoyer des offres avec Mon[Coach]

Outre les factures de vente et les rappels, il est désormais possible d’envoyer également des offres dans Mon[Coach]. Votre client établit simplement des offres avec sa propre mise en page, les envoie et en assure le suivi. Après accord sur l’offre, la facture de vente correspondante est directement prête à être envoyée. En combinaison avec les possibilités CRM présentes dans Mon[Coach], vos clients sont en mesure d’entreprendre de manière optimale avec succès.

Accountancy
L’appli mobile Mon[Coach] encore améliorée

La nouvelle appli Mon[Coach] a été améliorée et étendue. Tant au niveau du processus de vente chez votre client que de la manière dont vous pouvez lui fournir des informations pertinentes en temps réel. Depuis le tableau de bord, vous pouvez à nouveau cliquer plus avant pour accéder à des chiffres sous-jacents, tandis que la prise de photos d’un reçu à importer a également été considérablement améliorée. De plus, comme dans l’environnement web, vous pouvez désormais aussi envoyer des rappels en plus des factures de vente, tous deux avec des liens de paiement, ainsi que créer et gérer des articles. D’autres fonctionnalités, comme les offres, seront bientôt disponibles via l’appli mobile.

Accountancy
Contrôle de l’efficacité

Vous désirez savoir pour quelles administrations clients (internes) il est possible d’atteindre une plus grande efficacité ? Et ce, avec pour résultat un gain de temps, une minimisation des erreurs et une administration réglée en temps utile ? Ce nouvel aperçu vous offre, à vous et à vos collègues, des points de repère pertinents. Il démontre la modernité d’une administration, donne une vue précise de la manière dont le traitement de la comptabilisation d’achat et de la comptabilisation bancaire est désormais réglé et des clients avec lesquels vous pourriez entretenir un dialogue sain sur la méthode de collaboration actuelle.

App Center
Nouvelles applis disponibles dans l’Exact Online App Center

De nouvelles applis ont encore été ajoutées à l’Exact Online App Center. Elles peuvent être directement liées à Exact Online ou à Exact bouw7. Vous les trouverez toutes dans l’App Center Exact Online.

App Center
Utilisez des filtres API corrects pour améliorer la performance de votre appli

Une API assure l’échange de données et la communication avec différentes applications. Avec une offre étendue de différentes API, Exact Online traite chaque jour des millions d’appels API. Dans la pratique, nous constatons que l’échange de données entre Exact Online et d’autres applis n’est pas efficace. Un échange inefficace se révèle lent, entraînant une moins bonne expérience utilisateur et une moins bonne performance de votre appli. En utilisant des filtres, vous évitez que des données inutiles soient échangées. Afin de traiter plus rapidement les appels API, il n'est désormais possible que d’utiliser certains filtres pour différents points terminaux. Ceux-ci sont documentés par point terminal. Une colonne supplémentaire ‘filtres’ a été ajoutée à cet effet. Consultez par exemple le point terminal pour les relations. Dans les mois à venir, nous travaillerons au déploiement par phases pour contraindre l’utilisation de filtres corrects. Pour plus d’informations, consultez la documentation de référence REST API.

Veel verbeteringen in Exact Online Handel en Productie op basis van productsuggesties

Commerce | Production
Nombreuses améliorations dans Exact Online Commerce et Production sur la base de suggestions produit

D’une idée à la solution dans Exact Online Commerce et Exact Online Production. En tant que client d’Exact Online, vous pouvez proposer des idées ou émettre des suggestions produit. Votre feedback est important dans le cadre de l’amélioration permanente du processus de commande notamment. Plus de 400 clients se sont exprimés sur les suggestions produit qui sont apparues dans cette release. Il est par exemple possible de livrer une commande directement après la préparation, vous avez une meilleure vue d’ensemble de votre marge et nous introduisons une liste de prix générale. Ensemble, nous améliorons encore Exact Online.

Production
Créer des ordres de travail lissés avec des listes de pièces fantômes

Un défi fréquent lors de la traduction de listes de pièces d’ingénierie en listes de pièces de production est d’éviter qu’elles donnent lieu à des ordres de travail contenant (trop) de sous-ordres. Alors que les concepteurs et les dessinateurs ont tendance à diviser des produits complexes en couches, les planificateurs de production sont précisément séduits par des structures lissées qui résument le travail sur une seule station d’usinage en un seul ordre de travail ou sous-ordre. Les listes de pièces fantômes sont l’outil parfait pour réaliser cette opération. Celles-ci sont désormais disponibles dans Exact Online Production Premium.

Commerce | Production
Désormais aussi réception de marchandises et changements d’emplacement dans l’appli Gestion des stocks

Il était déjà possible d’effectuer des comptages et de préparer des commandes dans l’appli Gestion des stocks. Depuis peu, il est également possible de recevoir des marchandises dans les éditions premium d’Exact Online Commerce et Production. Vous pouvez éventuellement les mettre directement de côté avec la fonction put-away et effectuez désormais aussi des déplacements d’entrepôt via l’appli Gestion des stocks. En utilisant le scanner de codes à barres pratique dans l’appli, vous réduisez les erreurs et gagnez un temps précieux.

Commerce | Production
Créer des listes de prix à usage général

Il était déjà possible de créer des listes de prix par client, par exemple pour appliquer des conventions relatives aux prix. Grâce à cette amélioration, il est désormais également possible de créer des listes de prix qui ne sont pas liées à un client. Ainsi, les listes de prix peuvent être utilisées de manière standard. Pratique si vous souhaitez appliquer un rabais progressif général ou pour une vente promotionnelle.

Commerce | Production
Meilleur contrôle de votre marge lors de l’établissement d’offres et d’ordres de vente

Lors de l’établissement d’offres et d’ordres de vente, vous voulez rapidement avoir une idée de votre marge. Vous voulez en effet calculer un prix compétitif, mais aussi appliquer une marge saine. En ajoutant la colonne « Marge » à côté des colonnes Prix de revient et Marge%, vous pouvez désormais contrôler rapidement et efficacement le montant total de votre marge lors de la création d’une offre. Cela signifie que vous pouvez offrir à vos clients un prix compétitif tout en conservant une marge suffisante. Bien entendu, la marge n’est pas imprimée sur l’offre ou la mise en page de l’ordre de vente.

Commerce | Production
Meilleur contrôle sur le règlement des ordres de vente et des commandes

Évitez les erreurs en limitant le règlement de commandes avec un nouveau rôle. Certaines commandes en attente ne doivent plus être livrées et certaines commandes ne sont jamais livrées. Cette amélioration vous aide à éviter que des commandes qui doivent encore être livrées ou facturées (en partie) ne soient réglées par erreur. Avec ce nouveau rôle, vous déterminez qui peut régler les ordres de vente ou les commandes.

Commerce | Production
Désormais, une fenêtre contextuelle s’affiche également lors de l’encodage des commandes

Il était déjà possible d’afficher un commentaire pour des clients spécifiques lors de l’encodage de la commande, mais il est désormais également possible de faire s’afficher une fenêtre contextuelle lors de l’encodage de commandes pour un fournisseur spécifique. Pratique, par exemple, pour souligner des instructions, conditions ou accords auprès de certains fournisseurs. Cela évite des corrections coûteuses et chronophages par la suite.

Commerce | Production
Livraison plus efficace des commandes après la préparation

Grâce au nouveau bouton sur la page ‘À préparer’, vous traitez immédiatement les livraisons de marchandises pour vos ordres de vente. Il ressort de notre étude sur la convivialité que de nombreux utilisateurs suivent ce processus : encoder un ordre de vente, préparer les articles et livrer les articles. Grâce à cette amélioration, ce processus se déroule de manière plus souple et vous ne devez plus quitter la page ‘À préparer’ pour créer votre livraison.

Commerce | Production
Dissociez les sites de stockage des articles

Parfois, vous devez réagencer vos sites de stockage ou ajouter de nouveaux articles ou des articles de remplacement à votre stock. Pour ce faire, vous devrez peut-être dissocier et déplacer des articles, ce qui n’était pas possible jusqu’à présent dans Exact Online. Cette nouvelle fonctionnalité permet de dissocier facilement des sites inutilisés d’articles.

Commerce | Production
Création de données de base pour suppléments d’article avec fichiers CSV

Voulez-vous ajouter en une fois un grand nombre de suppléments d’article provenant d’un fichier Excel ? Exact Online prend désormais en charge l’importation et l’exportation de suppléments d’article vers et depuis vos données de base à l’aide d’un fichier CSV.

Commerce | Production
Générer des numéros de série en cas d’ordre d’assemblage

Pour les ordres d’assemblage, il est possible de créer de nouveaux produits ayant chacun leur propre numéro de série. Pour faciliter l’attribution du numéro de série lorsque vous terminez, il est désormais possible de générer une série de numéros de série lors de l’attribution. Cette fonctionnalité est uniquement disponible pour les utilisateurs d’Exact Online Commerce et d’Exact Online Production Advanced et Premium. En savoir plus sur la mise à niveau de votre logiciel Exact Online.

Commerce | Production
Totaux de supplément d’article sur mises en page

Il est désormais possible d’afficher les totaux de suppléments d’article sur les mises en page, et plus seulement au niveau de la ligne. Pratique pour vos clients afin de leur permettre de voir rapidement la consigne qui est imputée sur une facture. Les champs totaux sont disponibles sur les mises en page facture, commande et offre dans les éditions avancées et premium d’Exact Online Commerce et Production.

Commerce | Production | Gestion des Projets
Introduire des factures d’achat encore plus facilement

Nous avons amélioré les pages relatives aux imputations de factures d’achat afin que vous puissiez voir un exemple de documents PDF avant de les utiliser comme pièces jointes pour les factures. Grâce à cette amélioration très demandée, il est plus facile d’enregistrer une facture d’achat lorsque les informations sont basées sur un fichier PDF. Désormais, passer son temps à basculer entre différents onglets appartient au passé !

Gestion de Temps & Facturation | Gestion des Projets
Plus de 20 améliorations dans Exact Online Gestion de Temps & Facturation

De l’idée à la solution dans Exact Online Gestion de Temps & Facturation. En tant que client d’Exact Online, vous pouvez proposer des idées ou émettre des suggestions produit. Votre feedback est important dans le cadre de l’amélioration continue, par exemple, du suivi des heures, de la facturation ou du contrôle des projets. Plus de 400 clients se sont exprimés sur plus de 20 suggestions produit qui sont apparues dans cette release. Il est par exemple possible d’associer le chiffre d’affaires des abonnements à un projet. Par ailleurs, nous avons encore facilité la correction rapide des heures introduites en une seule fois. Ensemble, nous améliorons encore Exact Online.

Gestion de Temps & Facturation | Gestion des Projets
Gagnez du temps en modifiant rapidement et en une fois les heures à approuver

Tous vos collaborateurs ont justifié les heures de la semaine ou du mois écoulé(e). Vous pouvez commencer la facturation. Mais avant de convertir les heures en une facture, il s’avère qu’un collaborateur a comptabilisé des heures sur un projet ou type d’heure erroné le mois dernier. Ou un client appelle pour demander si les heures du mois écoulé ne peuvent pas tout de même être facturées sur un autre projet. De telles corrections sont chronophages. Auparavant, vous deviez apporter ces modification pour chaque saisie d’heures. Désormais, c’est possible en une seule fois lors de l’approbation des heures. Vous réalisez ainsi un gain de temps considérable.

Gestion de Temps & Facturation | Gestion des Projets
Ajoutez une annexe à la justification des heures

Vous préférez que la justification des heures soit la plus complète possible. L’association d’une annexe à la saisie des heures, comme un rapport de conversation ou une photo, peut compléter le suivi des heures. Auparavant, ceci n’était possible que pour les utilisateurs complets. Désormais, le collaborateur ayant un rôle d’utilisateur avec suivi du temps peut également associer une annexe au suivi des heures.

Gestion de Temps & Facturation | Gestion des Projets
Quand les heures sont-elles approuvées et par qui ?

L’aperçu ‘Temps et coûts introduits’ donne une vue d'ensemble complète de la justification des heures sur une période déterminée. Sur la base du feedback du client, nous avons désormais ajouté deux colonnes supplémentaires. Ces colonnes indiquent qui a approuvé pour la dernière fois les heures introduites et quand. Vous pouvez également les utiliser dans le reporting à des tiers et les exporter vers Excel.

Gestion de Temps & Facturation | Gestion des Projets
Associer une offre de travail supplémentaire à un projet existant

Au cours d’un projet, il peut arriver que vous fassiez une offre pour un surcroît de travail ou des travaux supplémentaires. Lors de l’acceptation d’une telle offre de travail supplémentaire, vous pouvez à présent augmenter le budget du projet existant et reprendre les travaux complémentaires dans le périmètre (WBS) du projet en cours. Vous regroupez ainsi l’ensemble ! Désormais disponible dans Exact Online Gestion des Projets.

Gestion de Temps & Facturation | Gestion des Projets
Associez un chiffre d’affaires récurrent d’un abonnement à un projet

Lorsque vous fournissez des services sur la base d’un abonnement et à un tarif récurrent, vous voulez bien entendu avoir une idée précise des frais encourus pour fournir ces services. C’est désormais possible très simplement en associant un abonnement à un projet. Lors de la facturation de l’abonnement, le projet est alors automatiquement repris dans la ligne de facture. À partir de l’aperçu du projet, vous voyez ensuite le chiffre d’affaires récurrent. Vous voyez directement la marge sur la base de ce chiffre d’affaires et les coûts des heures ou des achats introduits sur le projet. Cette fonction est désormais disponible lorsque vous utilisez la gestion des abonnements en combinaison avec Exact Online Gestion de Temps & Facturation ou Gestion de Projets.

Gestion de Temps & Facturation | Gestion des Projets
Fini les soucis lors de la finalisation d’un projet

Lors de la clôture d’un projet dans Exact Online Gestion de Temps & Facturation, vous ne voulez pas avoir de soucis. Vous voulez par exemple éviter que les heures introduites doivent encore être approuvées ou que des heures doivent encore être portées en compte. Désormais, lors de la clôture d’un projet, vous serez directement informé d'éventuels points en suspens et pourrez ainsi les régler immédiatement. Vous éviterez également d'éventuels soucis à l’avenir. La clôture d’un projet permet également de finaliser le projet pour les comptabilisations d’heures ou d’achats futures.

Gestion de Temps & Facturation | Gestion des Projets
Maîtrise des frais en bloquant de nouveaux achats

En tant que gestionnaire de projet, vous êtes généralement responsable de la livraison dans les limites du budget d’un projet. Vous pouvez à présent renforcer le contrôle des coûts et des dépenses en bloquant les factures d’achat et les commandes sur un projet spécifique. Grâce à cette fonction très demandée, vous évitez que de nouvelles dépenses soient imputées sur le projet.

Gestion de Temps & Facturation | Gestion des Projets
Spécification horaire facture enrichie avec l’accord du client

Grâce au relevé numérique des heures, vous rendez les heures prestées compréhensibles pour votre client. Désormais, vous pouvez également faire approuver ce relevé des heures en ligne par votre client avec les heures encore à facturer. Cela évite les questions par la suite et les tracas liés à la facturation. En outre, il est désormais possible de mentionner sur la spécification des heures les informations pertinentes telles que le nom de l’approbateur et la date d’approbation. Cette spécification des heures est envoyée avec la facture. De cette manière, le service qui la réceptionne sait précisément qui a donné son accord pour les heures prestées. Cela engendre moins de questions, tandis qu'une facture plus transparente accélère son paiement. Il est désormais également possible, eu égard à la protection de la vie privée, de faire apparaître sur la spécification les seuls prénom ou numéro de collaborateur, plutôt que le nom complet.

Gestion de Temps & Facturation | Gestion des Projets
Créer des relevés des heures pour plusieurs collaborateurs

Le relevé des heures vous permet de rendre les heures prestées et facturables compréhensibles avant d’envoyer la facture à votre client. Il est désormais possible de présenter les heures de plusieurs collaborateurs actifs sur un même projet sur un relevé des heures unique. Vous ne devez donc plus établir un relevé des heures distinct par collaborateur et l’envoyer à votre client. Vous donnez ainsi à votre client un aperçu clair des travaux, qu’ils soient exécutés par un ou plusieurs collaborateurs.

Gestion de Temps & Facturation | Gestion des Projets
Les champs supplémentaires rendent le relevé des heures encore plus clair

Le relevé des heures vous permet de rendre les heures prestées et facturables compréhensibles pour votre client. Vous pouvez faire approuver les heures en ligne par votre client. Avant l’envoi de la facture, vous permettez à vos clients de visualiser les heures prestées. Vous évitez ainsi les questions et les tracas ultérieurs. Sur la base de votre feedback, nous avons ajouté trois champs supplémentaires. Vous pouvez à présent reprendre le numéro de projet, la description de projet et le numéro de commande client dans l’en-tête du relevé des heures. C’est notamment pratique lorsque votre relevé des heures concerne un seul projet. Vous ne devez alors plus dupliquer ces informations dans chaque colonne. Le relevé des heures est ainsi encore plus clair.

Gestion de Temps & Facturation | Gestion des Projets
Champs pour centres et postes de coûts ajoutés aux classifications de projet

Dans Exact Online Gestion de Temps & Facturation, outre les projets, vous pouvez également travailler avec des centres et postes de coûts. Ces dimensions analytiques vous offrent des possibilités de reporting financier supplémentaires. Vous pouvez par exemple utiliser un centre de coûts pour suivre les coûts et les recettes par département. Désormais, il est également possible d’ajouter un centre ou poste de coûts à une classification de projet. Sur la base de la classification de projet, le centre de coûts lié est automatiquement placé dans la ligne de facture. Vous voyez ainsi précisément quel chiffre d’affaires des heures ou délais facturés est attribuable à un centre ou poste de coûts spécifique.

Gestion de Temps & Facturation | Gestion des Projets
Vue d'ensemble supplémentaire de la productivité des collaborateurs grâce à la facturabilité nette

Pour une gestion saine de l’entreprise, il est généralement nécessaire que les consultants puissent déclarer ou facturer en moyenne 70 à 80 % de leurs heures disponibles. Pour la disponibilité, Exact Online prend par défaut le nombre d’heures dans l’horaire de travail comme point de départ, indépendamment du fait que le collaborateur soit en vacances ou malade par exemple. Pour avoir une meilleure idée de la disponibilité réelle et de la facturabilité, nous avons ajouté la colonne « facturabilité nette » dans le rapport de facturabilité. Celle-ci calcule le pourcentage d’heures facturables sur la base des heures nettes disponibles. Il s’agit des heures horaires déduction faite des heures de congé et d’absence pendant cette période. Vous avez ainsi une vue encore plus précise de la productivité réelle de vos collaborateurs. Désormais disponible dans Exact Online Gestion des Projets.

Gestion de Temps & Facturation | Gestion des Projets
Utilisez le prix de revient correct dans les rapports d’avancement des projets

Avec Exact Online Gestion de Temps & Facturation, vous pouvez facturer les frais comptabilisés, comme le nombre de kilomètres parcourus, à votre donneur d’ordre. Vous introduisez de tels coûts facturables via l’écran de saisie des heures et ceux-ci sont ensuite portés en compte chez le client au prix de vente actuel. Jusqu’à présent, seul le prix de vente historique était conservé, et non le prix de revient en vigueur à ce moment-là. Les rapports de projet étaient basés sur le coût actuel de l’article. En cas de modification du prix de revient, cela entraînait des écarts dans les différents aperçus de projet. Il est désormais possible de définir une date de prise d’effet en cas de modification du prix de revient d’un type de coûts. Sur la base de cette date, le prix de revient correct est ensuite déterminé dans le reporting de projet et vous avez une représentation correcte des coûts dépensés sur un projet.

Gestion de Temps & Facturation | Gestion des Projets
Consultez plusieurs projets dans le rapport Résumé du projet

Grâce à notre dernière amélioration du rapport Résumé de projet, vous avez une vue d'ensemble sur plusieurs projets en même temps. Si vous sélectionnez maintenant une période de rapport sans déterminer de projet spécifique, tous les projets avec des transactions au cours de cette période seront inclus dans le rapport. Vous obtenez ainsi un aperçu de tous les projets et comptabilisations pendant cette période.

Gestion de Temps & Facturation | Gestion des Projets
Toujours la bonne mise en forme pour votre facture ou spécification de facture

Avec Exact Online Gestion de Temps & Facturation, vous facturez simplement les heures prestées ou les délais planifiés à votre client. Il est désormais possible d’adapter la mise en forme et la mise en page de la facture au type de service. Sur la base de la classification du projet, vous pouvez définir la mise en page à utiliser pour la facture ou la spécification de facture. Cela évite les erreurs et contribue à une facturation correcte de vos services.

Gestion de Temps & Facturation | Gestion des Projets
Ajout de la spécification de la facture à l’aperçu avant impression de la proposition de facture

Avec Exact Online Gestion de Temps & Facturation, vous voyez directement quelles heures prestées et quels éléments de facture planifiés sont prêts à être facturés. Ceux-ci sont en effet prêts dans une proposition de facture, dans laquelle tous les travaux encore à facturer sont rassemblés par projet ou par relation. À partir de cette proposition de facture, vous pouvez créer la facture du projet après calcul a posteriori, où les heures consacrées sont converties en facture. Vous pouvez également créer un aperçu avant impression de la facture à partir d’une proposition de facture. Nous avons amélioré ce dernier point. Il est désormais possible d’ajouter également une spécification de facture à cet aperçu avant impression. Vous voyez ainsi précisément comment se présentera la facture finale, incluant les spécifications détaillées des heures.

Gestion de Temps & Facturation | Gestion des Projets
Numéro de commande client automatiquement ‘votre réf.’ sur les factures générées

Le numéro de commande client est utilisé sur un projet ou un abonnement pour indiquer sous quelle référence ou quel numéro de PO un client a passé une commande. Si ce numéro ne figure pas sur la facture de vente, cette facture n’est généralement pas payée. C'est ainsi qu'en cas de facturation électronique, imprimer ce numéro sur la mise en page ne suffit pas. Désormais, lors de la facturation d’un projet ou d’un abonnement, le numéro de commande client est automatiquement repris sur la facture dans le champ ‘votre réf.’ Vous éviterez ainsi que la facture ne soit rejetée lors de la facturation électronique et vous serez payé à temps. Lors de la création d’un projet à partir d’une offre, le numéro de commande client est également repris à partir du champ ’votre réf’ de l’offre. Ainsi, de l’offre à la facture, il est toujours possible de savoir précisément sous quelle référence le client a passé la commande.

Gestion de Temps & Facturation | Gestion des Projets
Ajouter un chef de projet à vos mises en page pour les factures de vente

Une facture claire évite les questions de votre client et est payée plus rapidement. Il est dès lors désormais possible d’ajouter le chef de projet à la mise en page de la facture de vente. Cela peut se faire tant au niveau de la ligne de facture que de l’en-tête de la facture.

Gestion de Temps & Facturation | Gestion des Projets
Déterminez par projet si vous voulez utiliser une spécification de facture

Une facture transparente avec des spécifications horaires claires entraîne moins de questions et est payée plus rapidement. Mais chaque facture de projet ne requiert pas une spécification des heures prestées. Par exemple, vous ne voulez ajouter une spécification que pour les projets qui sont facturés après calcul a posteriori. C’est pourquoi vous avez maintenant la flexibilité de choisir par projet si vous voulez ajouter ou non une spécification de facture à la facture.

Gestion de Temps & Facturation | Gestion des Projets
Suivre le statut de paiement de la facture à partir du projet

En tant que gestionnaire de projet, vous ne voulez pas à chaque fois consulter la comptabilité pour voir si une facture a été payée. Heureusement, vous pouvez désormais consulter très facilement le statut de paiement ou la date de paiement attendue d’une facture de projet via la carte du projet.

Exact Online
Nouvelle page de connexion

Nous avons mis à jour la page de connexion d’Exact Online. Désormais, vous devez d’abord introduire votre nom d’utilisateur et ensuite seulement votre mot de passe sur la page suivante. Cette mise à jour nous permettra prochainement d’aborder tous les produits Exact Online à partir d’un seul environnement sécurisé. Cette mise à jour n’a aucun impact sur vos données de connexion existantes.

Exact Online
Créer le dernier code article utilisé proposé pour l’article

La création d’une série d’articles successifs peut être frustrante car vous devez retenir le dernier code utilisé.

C’est pourquoi le dernier code d’article créé s’affiche à présent lors de la création de nouveaux articles. Ainsi, la saisie d’une série d’articles successifs devient beaucoup plus simple et vous réduisez le risque d’erreurs.

Travailler plus efficacement et obtenir plus d’informations 

L’Autumn’21 Release regorge d’innovations qui vous aideront à travailler plus efficacement et à avoir encore une meilleure vue d'ensemble. Vous serez ainsi prêt pour l’avenir. Cliquez dans le menu de votre solution Exact et découvrez les améliorations et nouveautés que nous avons apportées.

Globe+

Exact Globe+
Lancement du déploiement d’Exact Globe+

Plus de 90 développeurs ont travaillé pendant plus de deux ans à la nouvelle solution logicielle Exact Globe+. Six millions de lignes de code et 3 300 applications ont été renouvelées. Et le résultat de cette course à l’innovation est impressionnant. Les premières entreprises travaillent déjà gratuitement avec Exact Globe+ en Controlled Release, une version gratuite pour les utilisateurs disposant d’un contrat. Au cours de la période à venir, ce projet sera encore déployé pour environ 13 000 entreprises qui utilisent le logiciel. Découvrez ce que cela signifie pour votre entreprise.

Lokalisaties: wat is er nieuw?

Exact Globe
Localisations : quelles sont les nouveautés ?

Avec Exact Globe, vous pouvez compter sur des mises à jour continues des exigences légales futures dans un grand nombre de pays. Vous recevez des améliorations et des modifications tous les mois par le biais de mises à jour de produits. Vous respectez ainsi la législation dans les pays où vous êtes actif. Ces derniers mois, nous avons apporté des modifications, notamment pour les Pays-Bas, la Belgique, l’Allemagne, l’Espagne et l’Italie.

Nouvelles règles en matière de TVA pour l’e-commerce dans l’UE : Support OSS

Exact Globe
Nouvelles règles en matière de TVA pour l’e-commerce dans l’UE : Support OSS

Modification importante pour nos clients B2C : à partir du 1er juillet, une nouvelle directive européenne sur la TVA s’appliquera à l’e-commerce, prévoyant un seuil inférieur pour les ventes à distance et la possibilité d’une nouvelle déclaration de TVA simplifiée via le système OSS (One Stop). Ainsi, vous ne devrez pas payer la TVA séparément dans chaque pays de l’UE. Exact Globe prend en charge OSS depuis cet été.

Exact WMS: BarTender 2021 R6

Exact Gestion d’entrepôt
BarTender 2021 R6

Exact Gestion d’entrepôt (Exact WMS) automatise les mouvements physiques de marchandises et assure un processus logistique sans faille au moyen du scanning de codes à barres. Des étiquettes avec code à barres peuvent être imprimées automatiquement dans le processus. Pensez aux étiquettes de palettes ou aux étiquettes de produits avec code à barres, qui sont imprimées lors de réceptions ou au terme de la production. BarTender est un outil professionnel pour imprimer de telles étiquettes qui est intégré à Exact WMS. À partir de cette release, Exact WMS prendra en charge la version la plus récente de BarTender, à savoir la version 2021R6.

Exact Gestion des services
Nouvelle appli pour le travail en ligne et hors ligne

Avec Exact Gestion des services, vous numérisez votre processus de service. Dans cette release, nous lançons une nouvelle appli unique qui remplace les applis existantes. Grâce à cette appli pratique, le technicien peut voir facilement quelles tâches ont été planifiées, où et quel est le problème. Les heures et le matériel y sont notés et la signature par le client est également facile avec l’appli.

L’appli est disponible pour Android, Apple et Windows. Vous pouvez également installer facilement cette appli sur votre ordinateur portable Windows, dont disposent d'ailleurs déjà de nombreux service engineers. Ils ont ainsi tout sous la main sur un appareil. En outre, les applis offrent des fonctionnalités en ligne et hors ligne. Ainsi, plus besoin de disposer d’une appli distincte pour travailler hors ligne.

Le feedback du terrain s'est aussi traduit par différentes améliorations dans l’appli. Nous avons ainsi amélioré la fonction de recherche et la lisibilité. Mais aussi prévu une option d'évaluation. Cela permet au donneur d’ordre d’indiquer simplement comment la mission a été exécutée.

Nieuwe mogelijkheden binnen Exact Insights

Exact Insights
Nouvelles possibilités dans Exact Insight

Cette release a également vu apparaître différentes innovations dans Exact Insights afin que vous ayez une vue d'ensemble encore plus rapide. Nous avons apporté des améliorations à l’Insight Adivsor Chat. Des améliorations ont en outre été apportées à l’analyse basée sur les recherches dans l’appli Exact Insight. Enfin, les visualisations ont été adaptées sous plusieurs aspects.

P2P

Exact Purchase 2 Pay
Nouvelle interface utilisateur au sein de Purchase 2 Pay

Nous avons modifié le design de l’interface utilisateur Purchase to Pay. Dans la nouvelle interface, la structure du menu et l’affichage des tableaux ont notamment été adaptés, tandis qu'il est en outre possible d’enrichir la feuille de style standard de Purchase to Pay avec sa propre charte graphique et de remplacer le logo ProQuro/Exact par le logo spécifique au client.

Nieuwe mogelijkheden binnen Expense Management

Exact Expense Management
Nouvelles possibilités au sein d’Expense Management

Dans cette release, nous avons également apporté différentes innovation au sein d’Expense Management. Nous nous sommes ainsi concentrés dernièrement sur l’amélioration et le renforcement des règles métier. La sécurité a aussi été améliorée et le nouveau tableau de bord Expense Management Admin est disponible. Mais nous avons apporté encore plus d’innovations. Intéressé(e) ?

Exact Seasonal Releases

Le monde change rapidement et Exact évolue avec lui. Au printemps, en automne et en hiver, nous vous informons des dernières innovations et évolutions de nos produits, afin que vous puissiez toujours tirer le meilleur parti de votre logiciel Exact.

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