De Biz Box: Business

Hoe bepaal je de ROI van je HRM-software?

Geschreven door Justus van Hoegee op . Gepost in Business

Medewerkers, managers en HRM-afdelingen kunnen profiteren van HRM-oplossingen, vooral ook in het mkb. Maar iedere investering moet verantwoord worden door een goede businesscase om voor te leggen aan het management. Veel HR-managers vinden het echter lastig om te bepalen wat de ROI van een HRM-oplossing zal zijn.


In veel organisaties wordt HR beschouwd als een soft skill. De HRM-afdeling behandelt vragen van medewerkers, zorgt voor het beheer van afwezigheid en verlof, en is verantwoordelijk voor recruitment. Vooral in het mkb is het vaak niet helemaal duidelijk wat de toegevoegde waarde van HR is. De HRM-afdeling besteedt ongeveer 60% van de tijd aan allerlei administratieve processen. Hiermee blijft 30% over om te besteden aan medewerkers en slechts 10% om als businesspartner voor het bedrijf te functioneren.

De waarde van HRM in cijfers
De meeste HRM-managers kunnen duidelijk uitleggen wat de voordelen van tactische en strategische HRM zouden zijn voor de organisatie als zij op zouden kunnen treden als businesspartner. Ze zijn echter vaak niet in staat om een goede businesscase op te stellen. HRM-managers zijn dan ook niet gewend om de waarde van hun werk uit te drukken in keiharde cijfers om daarmee hun investeringsplan voor een HR-oplossing te verdedigen.

Je ROI berekenen
Voor mkb-bedrijven waar HRM ‘er gewoon bij hoort’ en wordt uitgevoerd door één medewerker, wordt een HRM-oplossing vaak gezien als te duur. Dit wordt vaak zo ingeschat vanwege de grootte van het bedrijf, maar is niet direct gebaseerd op cijfers.

De enige manier om het management te overtuigen om te investeren in een nieuwe oplossing is door te komen met een goed gefundeerde ROI-berekening. Of in gewone taal: welke bijdrage levert de investering aan de netto winst van het bedrijf binnen welke tijd? In de meeste gevallen wordt dit berekend als:

 

Het opvragen van een paar offertes van verschillende softwareleveranciers om de directe kosten en interne kosten te kwantificeren is niet het moeilijkste onderdeel. De echte uitdaging is om te bepalen wat de totale kostenbesparingen zouden zijn voor de organisatie bij het gebruik van een nieuwe oplossing. 

Wat ga je precies meten?
Het echte probleem is dat veel bedrijven geen idee hebben wat ze moeten meten als het gaat om HRM. Er zijn uiteraard een paar voor de hand liggende zaken om te meten zoals ziekteverlof, dagen persoonlijk verlof, aantal vacatures die zijn ingevuld etc. Maar nuttige cijfers over de manier waarop het recruitmentproces is afgehandeld, operationele HRM, totale tijd en kosten besteed aan het managen van afwezigheid en exit processen ontbreken vaak.

Het management overtuigen
Wanneer HRM deze cijfers niet paraat heeft om de huidige situatie te definiëren, hoe kan HRM het management dan overtuigen om te investeren in een HRM-oplossing? De taak van het management is om de korte- en langetermijndoelen van de organisatie te waarborgen. Hierover moeten zij verantwoording af kunnen leggen aan de aandeelhouders, banken en andere interne of externe stakeholders. Deze organisatiedoelen zijn uitgedrukt in een duidelijke taal: de taal van keiharde cash. Het draait om geld, niet om de overtuiging: we hebben de medewerkerstevredenheid verbeterd met X procent.

Wat moet je dus doen om je management te overtuigen om te investeren in een HRM-oplossing? Hierbij de aanpak in 3 stappen:

1.    Analyseer je gehele proces
Iedere activiteit die is gedaan binnen elk HRM-proces, van recruitment tot operationeel HRM tot gesprekken met medewerkers en managers: alles moet gelogd en vastgelegd worden. Hoe vaak vragen medewerkers verlof aan? Hoeveel tijd kost het iedere medewerker, lijnmanager en HRM om dit verzoek te verwerken. Wat zijn hun kosten? Dit geeft je een globaal cijfer voor dit proces.

Een ander voorbeeld is het ziekteverlof. Hoeveel kost het de organisatie om het ziekteverlof te behandelen? Dit naast de kosten die ontstaan omdat de organisatie productiviteit verliest door het ziekteverlof.

Het vaststellen van welke activiteiten gemonitord moeten worden en hoe dit gecategoriseerd moet worden kan een intensieve taak zijn. Maar uiteindelijk laat het je zien hoeveel geld het uitvoeren van de HRM-activiteit daadwerkelijk kost. 

2.    Selecteer je softwareleveranciers
De volgende stap is het selecteren van (een groep) leveranciers voor je HRM-software. Laat ze voor je werken en laat ze jou overtuigen van wat de tijd en kosten zouden zijn voor het kopen en implementeren van de software. En laat ze jou vooral ook overtuigen met bewijs (en niet alleen mooie praatjes) hoe lang je processen duren in hun oplossing. Op deze manier kun je eenvoudig berekenen wat de besparingen in tijd en dus kosten zouden zijn. Neem de initiële kosten van de aanschaf of het abonnement en de levering mee bij het maken van je berekening.

3.    Maak je businesscase
Maak een businesscase gebaseerd op de softwareleverancier met de beste resultaten en presenteer dit aan je management met jouw bevindingen en meningen.
Gelukkig zijn er een paar leveranciers van HRM-software die zeer gedetailleerde ROI-calculators bieden. Deze helpen je bepalen welke gegevens je moet meten en hoe je deze meeneemt in de totale kostenberekening. Dit bespaart je veel tijd in het bepalen van je ROI en dat is al meteen je eerste winst.

Veel plezier bij het maken van je businesscase!

CRM

Meer over HRM?

Alle gegevens in 1 systeem? Overzichtelijke digitale dossiers?

Bekijk de hrm oplossing van Exact »