¿Qué diferencia hay entre los informes y los análisis comerciales?

A pesar de su creciente importancia, parece que muchas personas aún no tienen muy claros algunos aspectos sobre los análisis comerciales. A continuación examinaremos algunas de las preguntas que con mayor frecuencia se plantean sobre este tema: «¿Qué diferencia existe entre los informes y los análisis comerciales?»

En primer lugar hablaremos de lo que tienen en común.

Es cierto que existe una diferencia considerable entre los informes y los análisis comerciales, pero también tienen varias cosas en común. Tanto los informes como los análisis incluyen la recopilación, el almacenamiento y el procesado de grandes cantidades de datos comerciales. Ambos trabajan con unas dimensiones y unos indicadores clave del rendimiento predeterminados (características de los datos). Y, de hecho, ambos utilizan la información de los datos para influir sobre la toma de decisiones, aunque ahí es dónde se pone de relieve la diferencia en sus niveles de eficacia.

¿Qué son los informes?

Los informes consisten en estructurar la información de tal manera que pueda utilizarse para medir y supervisar el rendimiento del negocio. Es el proceso de convertir datos en información.

Los informes pueden dar respuesta a preguntas como las siguientes: ¿Qué ocurrió y cuándo ocurrió? ¿Con qué frecuencia y en qué cantidad? ¿Dónde exactamente se halla el problema? ¿Y cómo puedo encontrar la solución? Según una consulta predeterminada (¿cuántas unidades del artículo Y vendimos durante el primer trimestre?), se puede averiguar la respuesta concreta analizando y mostrando la información necesaria procedente de la base de datos de las transacciones. Se trata de dar respuestas específicas a preguntas concretas.

¿Y los análisis comerciales?

Las soluciones de análisis comercial van más allá, ayudándole a utilizar sus datos comerciales para descubrir oportunidades en el mercado y gestionar el riesgo que entrañan las actividades comerciales. Es el proceso de convertir la información en conocimientos.

Los análisis pueden dar respuesta a cuestiones como: ¿Por qué ocurrió esto? ¿Qué oportunidades estoy perdiendo? ¿Cuál será el efecto sobre mi negocio si se mantiene esta tendencia? ¿Cómo podemos hacer las cosas mejor? Es un sistema más dinámico capaz de combinar información procedente de todo el sistema para estudiar las respuestas a complejas cuestiones estratégicas. En lugar de generar un informe para dar una respuesta específica, los análisis permiten «dividir y trocear » las fuentes de los datos a voluntad, lo que permite una exploración más profunda de los datos de la compañía con unos fines más específicos.

Las diferencias…

En general

Las herramientas de generación de informes suelen usarse para validar una tendencia o desviación aparente en el mercado en un formato de pregunta-respuesta (¿disminuyeron las ventas de X entre marzo y abril de la misma manera que lo hicieron el año anterior?). Los análisis le brindan la oportunidad de estudiar una tendencia y responder directamente a cambios inesperados en las condiciones del mercado (¿por qué descendieron las ventas entre marzo y abril del año pasado? ¿Hubo problemas relevantes con la cadena de suministros/almacén/personal/flujo de caja que pudieran haber tenido algún efecto?). Una solución de análisis respaldará la localización, selección y revisión de parte o toda la información relevante al instante.

Gestión

Las herramientas de elaboración de informes suele generar resultados estáticos. Los gestores necesitan comprender a fondo el contexto y saber cómo se necesitan interpretar los resultados. Los análisis van más allá y ofrecen unas explicaciones y unos conocimientos sobre los resultados que serían imposibles de hallar con un informe. Como tal, los análisis hacen que los gestores tomen medidas inteligentes basadas en sus hallazgos. Explican el porqué de la situación y sugieren posibles soluciones. Mientras que los informes tradicionales suelen dar pie a más preguntas, los análisis pueden revelar las respuestas necesarias para superar las dificultades y sacar partido de las oportunidades.

KPI (indicadores clave del rendimiento)

Las herramientas de elaboración de informes muestran si se cumplirá o no un KPI concreto. Con los análisis es posible mostrar cómo una empresa puede garantizar que se logre un KPI concreto, o explicar por qué no se ha alcanzado otro distinto, según el examen de toda la información relevante.

Configuración

Las herramientas de generación de informes suelen exigir mucho trabajo manual, pueden resultar difíciles de mantener y ser inflexibles. Las herramientas de análisis suelen ser mucho más fáciles de configurar y ofrecen una flexibilidad mucho mayor en lo que respecta a lo que se puede hacer con la información. En muchos casos, los análisis ofrecerán información en tiempo real, son capaces de generar los conocimientos necesarios en mucho menos tiempo del que lleva diseñar y elaborar un informe tradicional.

Fuentes de datos

Las herramientas de elaboración de informes suelen utilizar una o más bases de datos, mientras que las herramientas de análisis pueden configurarse para usar una gran variedad de fuentes de datos.

Ejemplos

Para ayudar a clarificar aún más estas diferencias le ofrecemos un par de ejemplos prácticos:

Ejemplo 1

Los informes pueden darle información sobre las existencias actuales o pasadas de un artículo concreto en el almacén. Los análisis comerciales pueden brindarle asesoramiento sobre cuál sería el nivel óptimo de existencias según el historial y los pronósticos de ventas.

Ejemplo 2

Los informes pueden mostrar la cantidad que se ha vendido de un producto. En los análisis se puede combinar información histórica de esa línea de producto, y de otros que sean relevantes, para calcular la posibilidad de que un volumen concreto se venda dentro de un plazo determinado.

Conocimientos y toma de decisiones

En resumen, tanto los sistemas de generación de informes como los de análisis son herramientas importantes. Los informes se centran en la conversión de los datos en información, mientras que los análisis van más allá, combinando y manipulando esta información para lograr conocimientos ejecutables sobre el cómo y el porqué del rendimiento, respaldando de forma directa una mejor toma de decisiones estratégicas en un periodo de tiempo más relevante para el negocio.