FontShop sur Exact pour Comptabilité

FontShop: Exact, solution idéale pour utilisateurs Mac

Neutralité de plate-forme, convivialité et transparence emportent la décision

FontShop, basé à De Pinte, n’est pas qu’un simple magasin. Créée en 1989, cette société internationale, dont le siège central est établi à Berlin, est un distributeur de polices de caractères numériques. Ses différentes implantations mondiales sont des sociétés indépendantes, intégrées au groupe FontShop par le biais d’un système de licences. La société propose plus de 100.000 polices de caractères parmi lesquelles figure sa propre marque: FontFont. Le site bénéluxien de De Pinte ne distribue pas uniquement des polices de caractères mais en produit lui-même à l’aide de logiciels spécifiques. Une équipe de huit concepteurs de polices, collaborateurs indépendants, opère sous les auspices d’une société distincte: OurType. Cette filiale, fondée en 2002, édite des caractères, développant de nouvelles polices qui correspondent aux besoins actuels.

FontShop Rudy Geeraerts“Nous pouvons désormais consulter notre comptabilité à partir de n’importe quel ordinateur, en ce compris sur nos iPhone et sur l’iPad.”

Rudy Geeraerts
Managing Director FontShop

FontShop emploie six collaborateurs. Ses principaux clients sont des concepteurs graphiques, des maisons d’édition, des journaux et des agences de publicité. Mais d’autres clients, tels que des banques, des émetteurs de télévision, la Commission européenne, l’industrie pharmaceutique ou encore la Police fédérale, font également appel à ses services.

Le nombre de fournisseurs avec lesquels travaille FontShop oscille entre 80 et 100. En tant que société d’e-commerce, FontShop s’appuie sur des procédures électroniques pour tout ce qui concerne les livraisons et la facturation. Chaque année, elle envoie ainsi quelque 5.000 factures et en reçoit elle-même environ 1.300. Cinq des six collaborateurs fixes utilisent quotidiennement le système comptable. Pour garantir la compatibilité avec la plate-forme Mac, la société s’était vue contrainte, à un moment donné, de développer un système “sur mesure”. “Le format spécifique de nos factures impliquait qu’elles soient produites par un système en-ligne qui nous soit propre. Nous les expédiions ensuite au comptable qui devait les ré-encoder et les imprimer. C’était là une procédure longue et coûteuse qui ne nous permettait pas de disposer à court terme d’une vue d’ensemble des chiffres”, déclare Rudy Geeraerts, directeur général de FontShop. La crise financière, qui a durement touché le secteur, a forcé FontShop à mieux maîtriser ses dépenses et à se livrer à une analyse des coûts. Cette dernière a permis de déterminer que dans le cadre du système comptable, le bureau comptable externe représentait, entre autres choses, un poste de coûts important.

In the cloud

Développer un nouveau système comptable, spécialement conçu pour FontShop, ne constituait pas une bonne solution. Cela aurait en effet impliqué l’installation d’un nouveau serveur physique. “Nous ne voulions sciemment pas que notre comptabilité soit implémentée chez nous sur notre propre serveur physique mais qu’elle le soit plutôt ‘in the cloud’, de la même manière que nous externalisons également d’autres logiciels dans le cadre de nos activités quotidiennes”, souligne Rudy Geeraerts. “Confier l’hébergement à un partenaire extérieur permet de réduire les coûts et implique nettement moins de soucis en matière de sécurité, de sauvegardes, de mises à jour des logiciels et des systèmes, de coûts inattendus et de services en cas de problèmes. Nous sommes par ailleurs des utilisateurs Mac convaincus et nous étions à la recherche d’une solution indépendante de toute plate-forme qui autorise les interactions avec le monde Mac. Tout cela nous a amenés à choisir une solution purement Internet.”

Après avoir étudié les solutions disponibles, Exact s’avéra rapidement répondre parfaitement aux besoins de FontShop. “Exact est non seulement une solution indépendante des plates-formes mais est également convivial, utilisable n’importe où, transparent et financièrement intéressant”, poursuit Rudy Geeraerts.

Compatible Mac

Exact s’est avéré être le seul système comptable qui se marie sans problème avec notre environnement Mac. Le fait qu’il s’agisse d’un système indépendant de toute plate-forme en fait à mes yeux la solution idéale pour des utilisateurs Mac”, commente encore Rudy Geeraerts. “En tant qu’utilisateurs Apple, nous étions également à la recherche d’un système extrêmement convivial qui n’impose pas de longue courbe d’apprentissage. De ce point de vue, Exact nous semble être la solution qui s’inspire le plus de l’interface utilisateur d’Apple. Nous avons effectué le basculement en l’espace de quelques semaines.”

Travail à distance

Dans la mesure où les collaborateurs de FontShop travaillent souvent à partir de chez eux ou en mode mobile, il est important qu’ils puissent disposer partout d’un accès sécurisé au système comptable. “Nous étions donc à la recherche d’une solution utilisable en tout endroit. Exact répond parfaitement à cette exigence”, déclare Rudy Geeraerts. “Nous pouvons désormais consulter notre comptabilité à partir de n’importe quel ordinateur, en ce compris sur nos iPhone et, à l’avenir, sur l’iPad. Même le comptable peut “jeter un oeil” à distance. Cela représente une sérieuse différence en termes de frais de déplacement, nous fait économiser beaucoup de temps et a considérablement réduit notre montagne de paperasse.”

Transparent et souple

FontShop GebouwIl est important, en tant qu’entrepreneur, de pouvoir vérifier quasi quotidiennement les résultats d’exploitation. “Grâce à Exact, j’ai une vue directe sur les bénéfices, les coûts, etc. et ce, tant pour FontShop que pour OurType. De ce point de vue, la page Cockpit, qui me donne un aperçu global visuel sur-mesure, se révèle être très pratique. Le fait de pouvoir réagir rapidement et d’avoir une bonne vue d’ensemble me donne un sentiment de sécurité en tant que chef d’entreprise”, commente Rudy Geeraerts. FontShop désirait par ailleurs pouvoir disposer d’un logiciel flexible tant en termes de coûts que de possibilités d’évolution future. “Il était important pour nous de permettre à plusieurs utilisateurs de travailler avec le système comptable, avec la possibilité d’adapter souplement le nombre d’utilisateurs”, ajoute-t-il.

Financièrement intéressant

Bien que FontShop n’ait commencé à utiliser Exact qu’en janvier, les économies sont déjà manifestes. “Depuis qu’Exact est opérationnel, nos coûts comptables ont chuté de 60%. Pour nous, cela fait toute la différence entre une perte et un bénéfice. Désormais, nous pouvons procéder nous-mêmes aux enregistrements, ce qui nous confère une relative indépendance par rapport à notre comptable. Etant donné que nous recourons à des termes techniques spécifiques, de nombreuses erreurs humaines se glissaient auparavant dans la comptabilité et nous passions des heures à les rectifier. Ces “frais de contrôle” ont aujourd’hui disparu. Nos frais de déplacement se sont par ailleurs considérablement amoindris, en ce compris pour le comptable qui peut désormais intervenir à distance. Et les frais de papier ont sensiblement diminué. Si je regarde par ailleurs le prix de revient, je constate que cela nous aurait coûté beaucoup plus cher d’acquérir une application spécifique Apple. D’après mes calculs, les frais d’investissement initiaux pour un nouveau serveur Mac et de nouveaux logiciels serveur et comptable, en ce compris les contrats de maintenance afférents, auraient correspondu à 10 ans d’abonnement le plus onéreux chez Exact. Le choix fut donc fait très rapidement”, déclare Rudy Geeraerts.

Service

Les collaborateurs ont régulièrement posé des questions pendant la phase de démarrage. Elles ont, à chaque fois, reçu très rapidement une réponse en-ligne. De même, les demandes d’accompagnement personnalisé ont suscité une réaction rapide et efficace. “Depuis que nous avons démarré en janvier, nous avons toujours bénéficié d’une assistance très rapide en cas de problème. Le service d’Exact Software se classe parmi les meilleurs en termes de convivialité et de souci du client”, conclut Rudy Geeraerts.

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